Применительно к формату рабочих совещаний под термином sales huddles понимаются короткие, но предельно насыщенные информацией общие встречи, проводящиеся регулярно и часто.

Во время таких хадлов работники получают от руководителя актуальную информацию, обсуждают текущую деятельность отдела и будущие задачи. Чтобы сделать такие встречи максимально эффективными, стоит принять во внимание несколько принципов.

Выясняйте, что волнует подчинённых.
  • Накануне каждого хадла общайтесь с отдельными членами команды и спрашивайте, что они хотели бы обсудить на общем собрании. Тогда во время встречи будут затронуты действительно актуальные темы.

  • В ходе хадла не стоит затевать развёрнутых обстоятельных дискуссий. Если у членов команды есть масштабные идеи, связанные с работой отдела и компании в целом, попросите представить их при личной встрече.

  • Смысл хадлов в том, чтобы дать подчинённым понять, что они услышаны руководителем, а также вправе влиять на работу команды. Мысли и идеи сотрудников могут послужить отправными точками для конструктивных диалогов и, возможно, пересмотра стратегии отдела и даже компании.

Хвалите сотрудников.
  • Руководитель должен быть в курсе, кто из членов команды показывает наиболее высокие результаты. Каждого, кто досрочно выполнил план, провёл большое количество рабочих встреч и демонстраций продукта для клиентов, необходимо отметить и поблагодарить. Так Вы покажете подчинённым, что цените их вклад.

  • Но не забывайте говорить и об успехах команды в целом, обозначая ситуации, в которых она работала особенно хорошо. Только после этого можно переходить к обсуждению того, что можно было бы улучшить в деятельности отдела.

Предоставляйте слово всем желающим.
  • Хадлы призваны налаживать взаимодействие членов команды и поддерживать их отношения. Дайте возможность продавцам выступать с сообщениями перед коллегами, чтобы они научились чувствовать себя комфортно, высказывая идеи и перед теми, с кем работают, и перед руководством.

  • Поощряйте подчинённых делиться с командой возникшими трудностями или идеями. Дайте понять, что они могут рассчитывать на понимание и поддержку коллег и руководителя. Это поддержит профессиональную коммуникацию и обмен опытом.

  • При затягивании обсуждения проблемы, назначьте человеку, который с ней столкнулся, личную встречу, чтобы уделить поиску решения больше времени.

Поддерживайте интенсивность встреч.
  • Предельно хадл может длиться – 30 минут. Такие встречи должны быть максимально насыщенными и конкретными, для этого среди прочего требуется, чтобы все присутствующие были включены в происходящее.

  • Руководителю, необходимо предварительно подготовиться к встрече, определив, сколько времени займет сообщение команде. Также руководитель должен учесть, что нужно оставить несколько минут на участие в хадле членов команды.

  • Следите, чтобы все затронутые вопросы имели отношение к представленной Вами информации, а также к текущим проектам и задачам.

Придерживайтесь графика.
  • Важные характеристики хадлов — регулярность и высокая частота. Они не обязательно должны быть ежедневными. Определите свою периодичность хадлов из практики. Как правило, каждый руководитель со временем понимает, какое количество таких встреч в неделю оптимально для его команды.

  • Время проведения хадлов тоже определите практическим путём. Главное – не собирать продавцов в то время, когда они делают большинство звонков или встреч с клиентами. Утренние и дневные сборы наиболее эффективны:

  • утренние хадлы — настраивают команду на рабочий день,

  • дневные — дают команде подзарядку для проведения с пользой остатка дня.

  • Частоту и время хадлов, отметьте в общем графике. Благодаря этому сотрудники смогут планировать свои рабочие дни и всегда приходить на встречи вовремя.

Поощряйте команду задавать вопросы.
  • В конце хадлов оставляйте время для вопросов. Одна из задач таких встреч — прояснение текущей ситуации. Поэтому руководитель должен быть готов что-то комментировать и разъяснять. Важно, чтобы команда чётко понимала, к чему Вы стремитесь и чего ждёте.

  • Делайте всё возможное, чтобы не казаться подчинённым недоступным. Спросите их напрямую, есть ли у кого-то вопросы по обсуждаемым темам. Не забудьте уточнить, что задать их при необходимости можно на личной встрече или в электронном письме. Дайте всем понять, что это нормально – не сразу понимать инструкции и поставленные задачи.