Ранее достаточно было просто получить согласие сотрудника на передачу персданных в свободной форме, что работник не возражает против передачи сведений о нём третьему лицу. Теперь же для этого нужен отдельный документ — согласие на распространение персональных данных (Федеральный закон от 30.12.2020 № 519-ФЗ).

Требования от Роскомнадзора.Новое согласие на распространение персональных данных пока не имеет унифицированной формы. Составляя согласие на распространение персональных данных 2021, достаточно придерживаться требований, которые Роскомнадзор планирует прописать в нормативных документах.
Требование 1. Форма должна содержать сведения о работодателе (юридический адрес, данные руководителя и т.д.), так как в настоящее время дать согласие на обработку персональных данных для распространения сотрудник может только напрямую работодателю. С 1 июля ожидается, что работники смогут давать согласие на распространение персональных данных через портал Роскомнадзора. Ниже указываются сведения о самом работнике.
Требование 2. Сотрудник должен указать, какие виды сведений о себе он разрешает передавать третьим лицам и с какими ограничениями. Удобнее всего отразить эту информацию в виде таблицы, в которой по вертикали перечислите виды сведений о работнике, а по горизонтали — круг лиц, которые вправе их получать, условия распространения и запреты.
При заполнении таблицы, сотрудник указывает в каждой графе, согласен ли он на распространение конкретного вида сведений о себе (дата и место рождения, фамилия, личное фото, профессия и т.д.) или нет, а если да — то с какими ограничениями.
Требование 3. Сведения об информационных ресурсах, посредством которых работодатель планирует распространять данные сотрудника, должны содержаться в заключительной части документа. Это может быть корпоративный сайт компании, электронная почта и т.д. Перечисляя используемые ресурсы, указывайте, какому кругу лиц (ограниченному или неограниченному) с их помощью будет предоставляться доступ к данным.
Требование 4. Согласие на распространение персональных данных датируется текущей датой и заверяется личной подписью сотрудника. Не забудьте также указать срок, в течение которого будет действовать согласие. Запрещается делать его бессрочным или включать в документ условие об автоматической пролонгации срока действия.
Обратите внимание! Не путайте новый документ со стандартным согласием на обработку персональных данных, которое работодатели запрашивают у работников при сборе сведений, не относящихся к профессиональной деятельности. Стандартное согласие на использование персональных данных при заключении договора позволяет их собирать, накапливать, хранить, обезличивать и использовать в кадровой работе, но не даёт права на их передачу и распространение.
Случаи обязательного оформления согласия на распространение персданных.С 1 марта оформлять письменное согласие необходимо обязательно, если Вы собираетесь:
-размещать информацию о сотруднике в открытом доступе (например, в социальных сетях, на доске почёта или на сайте компании);
-передавать информацию о сотруднике третьим лицам: охранным организациям, кадровым агентствам, аудиторским компаниям и т.д.
Обратите внимание! Как и согласие на использование персональных данных при приёме на работу, согласие на распространение сведений о себе работник может в любой момент отозвать. Закон позволяет отзывать разрешение на распространение как всех видов сведений, перечисленных в письменном согласии, так и их части. Если это произойдёт, работодателю придётся немедленно прекратить публикацию и передачу информации о работнике.
Ответственность за распространение персданных без согласия.Работодателей, которые без письменного согласия сотрудника используют и распространяют данные о нём, даже если они получены из открытых источников, Роскомнадзор оштрафует на сумму до 75 тыс. руб. (ч. 2 ст. 13.11 КоАП РФ).С 27 марта 2021 года размер штрафа увеличится до 150 тыс. руб., а за повторное нарушение — до 500 тыс. руб. (Федеральный закон от 24.02.2021 № 19-ФЗ).Отсутствием согласия на передачу и распространение персональных данных считается и молчание сотрудника, и ненадлежащим образом составленное или незаверенное письменное согласие. Поэтому в интересах работодателя соблюдать все требования Роскомнадзора при оформлении этого важного документа.
Обратите внимание! Как и прежде, работодатель может и должен передавать информацию о сотруднике без его согласия, если эта обязанность закреплена законом. Например, передавать данные, запрашиваемые налоговой службой, правоохранительными органами, военкоматом, медицинскими учреждениями или ПФР, следует независимо от решения сотрудника.