Чтобы оформить больничный листок в электронном виде, медорганизация, работодатель и сотрудник должны стать участниками специальной системы информационного взаимодействия. Сотрудник должен дать письменное согласие на оформление электронного листка нетрудоспособности (п. 2 Правил, утвержденных постановлением Правительства от 16.12.2017 № 1567). Сведения в электронном больничном подписывают квалифицированными электронными подписями медицинского работника и медицинской организации (информация ФСС от 07.07.2017).

Есть 2 варианта, как начать работать с электронными больничными:

  • Через свою учетную программу – это самый простой способ для работодателя. Но у каждого оператора есть свои особенности, в некоторых программах электронные листки уже интегрированы. Уточните, как подключать электронные листки, у поставщика услуг бухгалтерской программы.
  • Но есть и второй вариант – для тех, у кого в учетной программе электронные листки не интегрированы. Разберем его подробнее ниже.

Алгоритм перехода на электронные больничные листки

  • Шаг 1. Получите электронную подпись. Для регистрации в системе электронного взаимодействия Вам понадобится специальная электронная подпись. Она должна быть совместима с ЕИИС «Соцстрах». Купить электронную подпись можно в любом удостоверяющем центре. Найдите ближайший аккредитованный удостоверяющий центр на сайте Минкомсвязи.

Если у Вас уже есть электронная подпись для сдачи отчетов через ТКС, то уточните у своего оператора, подходит ли она для работы с электронными больничными. Обычно подписи подходят, и покупать новую подпись не нужно.

  • Шаг 2. Зарегистрируйте организацию на портале госуслуг. Прежде чем авторизоваться в личном кабинете ЕИИС «Соцстрах», зарегистрируйте организацию на портале госуслуг. Сначала зарегистрируйте руководителя организации на портале госуслуг как физлицо и получите подтвержденную учетную запись. Это даст доступ ко всему функционалу портала. Чтобы его получить, руководитель должен подтвердить личность.

Затем через подтвержденную учетную запись директора создайте учетную запись организации или ИП.

Обратите внимание! Сотрудники могут приносить как бумажные листки нетрудоспособности, так и номера.

  • Шаг 3. Скачайте и установите специальную программу. Чтобы заполнить электронный больничный листок, нужна специальная программа. Для этого Вы можете воспользоваться программой «Подготовка расчетов для ФСС». Скачайте программу на сайте ФСС и установите на свой компьютер. Там же Вы можете скачать инструкции по работе с программой электронных больничных.
  • Шаг 4. Попросите сотрудников зарегистрироваться на портале госуслуг. Оформить электронный больничный могут все сотрудники. А вот чтобы контролировать свой электронный больничный и начисления по нему, нужна подтвержденная учетная запись на портале госуслуг.

Сделайте рассылку по сотрудникам с предложением зарегистрироваться на портале. Те, кто не захочет регистрироваться на портале, смогут получать больничные на бумаге и электронные, но не смогут видеть этапы обработки листка нетрудоспособности и начисления по нему. Подробный порядок регистрации есть на сайте госуслуг.

Как оформить электронный больничный лист

Чтобы оформить электронный больничный лист, врач попросит сотрудника дать письменное согласие (п. 1 Порядка, утв. приказом Минздрава от 01.09.2020 № 925н). В электронных больничных сведения о месте работы гражданина и типе его занятости (основное, по совместительству) врач не вносит (п. 65 Порядка (утв. приказом Минздрава от 01.09.2020 № 925н)).

  • Главное отличие электронного больничного от бумажного в том, что врач оформляет листок нетрудоспособности и выдает сотруднику распечатанный талон. В талоне есть номер больничного листка, период нетрудоспособности и дата, когда нужно прийти на повторный прием к врачу.
  • Сотрудник сообщает номер электронного больничного любым удобным для него способом. Можно передать работодателю талон с номером листка, переслать номер по телефону или через интернет. Сдавать электронный листок нетрудоспособности работодателю не нужно (информация ФСС от 01.11.2018).
  • После закрытия больничного врачом, бухгалтер рассчитает пособие за первые 3 дня болезни и заполнит свою часть больничного листка. Чтобы назначить пособие за первые 3 дня, нужно обработать и провести электронный больничный в учетной программе либо в личном кабинете страхователя на cabinets.fss.ru. Сам по себе талон не позволяет назначить пособие. Обязательно нужен номер электронного больничного (информация ФСС от 01.11.2018).
  • Электронный больничный нужно запросить в личном кабинете страхователя на cabinets.fss.ru.по номеру, который представил работник, и по СНИЛС. После того, как система направит на учетную запись работодателя больничный, можно приступать к его заполнению (п. 72 Порядка, утв. приказом Минздрава от 01.09.2020 № 925н).

Как работодателю принять к учету электронный больничный лист

По электронным больничным пособия по временной нетрудоспособности и по беременности и родам рассчитывают так же, как по бумажным. Никаких особенностей нет.

  • С 1 января 2021 года во всех регионах пособия выплачиваются напрямую ФСС. Работодатели должны по-прежнему оплачивать первые 3 дня больничного, дополнительные выходные для ухода за ребенком-инвалидом и перечислять пособие на погребение.
  • Чтобы человек получил пособие, все необходимые документы он подает своему работодателю. Порядок расчета больничных при прямых выплатах ничем не отличается от расчета пособия при зачетном механизме (Закон от 29.12.2020 № 478-ФЗ, от 30.11.2016 № 401-ФЗ, постановление Правительства от 30.12.2020 № 2375).
  • Оплачивайте электронные больничные в обычные сроки. Назначить пособие нужно в течение 10 календарных дней с даты, когда сотрудник предъявил номер электронного больничного (ч. 1 ст. 1, ч. 1 ст. 15 Закона от 29.12.2016 № 255-ФЗ). Выдавайте пособие в ближайший день для выплаты зарплаты. Расчет пособий по электронному больничному работодатель должен хранить на бумажном носителе или в форме электронного документа (п. 75 Порядка, утв. приказом Минздрава от 01.09.2020 № 925н).
  • Заполняйте свою часть электронного больничного в учетной бухгалтерской программе работодателя либо в личном кабинете страхователя на cabinets.fss.ru. Чтобы войти в личный кабинет, введите логин и пароль от сайта госуслуг. Система попросит подтверждение для доступа к электронной подписи и попросит выбрать сертификат электронной подписи, если сертификатов несколько.