Бизнес не может просто переводить деньги самозанятому на карту — ему нужно подтверждать расходы документами. Малейшая ошибка при расчетах может обернуться серьезным штрафом.

Выберите удобный способ оплаты

  • Безналичный расчет. У ИП или юрлиц есть специальный расчетный счет организации. Самозанятый — это не организация, а физлицо, и вместо расчетного счета у него есть банковская карта. Бизнес не может перевести самозанятому деньги по номеру карточки — такой платеж не пройдет через бухгалтерию. Простой перевод на карту хоть и нецелесообразен, но исключать его не стоит. Чтобы грамотно осуществить перевод на карту, нужно узнать у самозанятого гражданина его полные реквизиты:
  • имя получателя;
  • номер расчетного счета;
  • наименование банка;
  • БИК;
  • корреспондентский счет;
  • код подразделения банка и его адрес.

Эти реквизиты самозанятый может получить в банке.

Недостаток безналичного расчета: Банк видит, что оплата идет физлицу, а не ИП или юрлицу, но Вы при этом не платите за него налоги и взносы. Это кажется подозрительным, и банк может временно заблокировать счет.

Обычно блокировку легко снять: достаточно сказать, что Вы платите самозанятому, и показать банку договор. Но на несколько дней счет останется заблокированным.

  • Наличный расчет. Если Вы работаете с самозанятым не удаленно, а лично, удобнее платить ему наличными. Это самый простой способ. Главное, не забыть внести эту операцию в бухгалтерию и потребовать у самозанятого чек. Если этого не сделать, самозанятый может сказать, что платежа не было, и потребовать его снова — по закону он будет прав.

При расчетах наличными самозанятому можно платить без договораДля этого сделка должна быть немедленной. Например, Вы как юрлицо покупаете у самозанятого изделия ручной работы и сразу платите за них наличными.

Пропишите выбранный способ и порядок оплаты в договоре

  • В договоре обязательно нужно указать:
  • способ расчетов: наличными или на банковскую карту;
  • диапазон времени для оплаты, например в течение 5 дней после принятия работы;
  • условия предоплаты и пост оплаты.
  • Также не забудьте прописать, что исполнитель применяет налог на профессиональный доход, — это объяснит, почему Вы не платите за него налоги и взносы.
  • В разделе с контактами и реквизитами нужно указать:
  • ФИО, ИНН и адрес фрилансера;
  • полные реквизиты его банковской карты.

Получите от фрилансера счет на оплату

  • Самозанятые имеют право получать оплату без выставления счета. Но для Вашей бухгалтерии будет лучше, если фрилансер все-таки выставит счет: так будет меньше проблем с платежом физлицу.
  • У самозанятого нет инструментов для выставления счета в «Моем налоге» или личном кабинете банка. Поэтому предложите ему шаблон, например, на основе счетов, которые выставляют Вам ИП. В счете должны быть:
  • реквизиты самозанятого;
  • дата и номер счета;
  • наименование организации-плательщика, ее ИНН;
  • список всех услуг с ценами;
  • общая сумма счета;
  • подпись самозанятого.

Обычно счет отправляют в формате PDF. Чтобы его было удобно заполнять, можно оформить сам счет в Word или Excel, а потом сохранять как PDF.

Правильно укажите назначение платежа

При переводе денег самозанятому Вы должны прописать назначение платежа. Перечислять все работы не нужно. Если Вы платите без счета, нужно подробнее указать сами работы.

Например, это можно сделать в таком формате: «Выплата по счету №111. Предоплата за написание текстов».

  • В назначении платежа ни в коем случае нельзя писать «зарплата», «премия» или другие слова, которые намекают на трудовые отношения. Зарплату и премию можно платить только сотрудникам, а сотрудника Вы обязаны устроить по трудовому договору и платить за него налоги и отчисления. Самозанятому фрилансеру Вы просто оплачиваете конкретную работу, и зарплатой это называть нельзя — иначе банк заблокирует счет, а налоговая оштрафует Вас за неуплату налогов и взносов.

Обязательно потребуйте чек

  • При расчетах с самозанятыми Вам не нужны акты. Их официально заменяет чек, который самозанятый формирует в приложении «Мой налог» и отправляет Вам на электронную почту или в любой мессенджер. Чек можно приложить к бухгалтерским документам и использовать как доказательство, что Вы приняли и оплатили работу. Ставить на нем подписи не нужно.

Важно! По закону самозанятый должен сам отправить Вам чек. Если он забыл — напомните. Если все равно не отправляет — пожалуйтесь в ФНС на сайте налоговой.

  • Если Вы боитесь, что будут проблемы с бухгалтерией, оформить акт все-таки можно. Вышлите самозанятому свою стандартную форму и обменяйтесь подписанными копиями.