Правила, установленные ФСБУ 27/2021 «Документы и документооборот в бухгалтерском учете», должны исполнять экономические субъекты, включая кредитные и не кредитные финансовые компании, деятельность которых регулирует ЦБ РФ.

Важно! На организации бюджетной сферы ФСБУ 27/2021 не распространяется (п. 1 ФСБУ 27/2021).

Для целей ФСБУ 27/2021 документы — это первичная учетная документация и регистры бухучета, а документооборот — движение документов с момента их составления экономическим субъектом до завершения исполнения (то есть до момента, когда они будут использованы для формирования бухгалтерской отчетности, а затем переданы в архив).

На документы по-прежнему распространяются требования Федерального закона от 06.12.2011 № 402-ФЗ «О бухгалтерском учете», но теперь для них стали обязательными и правила ФСБУ 27/2021.

Требования к переводу

  • Документ бухучета должен быть составлен на русском языке. Если документ составлен на иностранном языке, то к нему должен быть приложен построчный перевод на русский язык (п. 5 ФСБУ 27/2021).
  • Составление первичных документов на иностранном языке допустимо, если место деятельности находится за пределами РФ и по законодательству (правилам) этой страны документы бухучета составляются на языке этой страны (абз.1 п. 6 ФСБУ 27/2021).
  • Такой подход не применим к регистрам бухгалтерского учета (абз. 2 п. 6 ФСБУ 27/2021). Они должны быть построчно переведены на русский язык.

Требования к составлению документов

К обязательным реквизитам первичного учетного документа относятся все те, что перечислены в ч. 2 ст. 9 Федерального закона от 06.12.2011 № 402-ФЗ.

  • Требования распространяются как на «внешние» документы, то есть полученные от контрагентов (торговый товарный счет и пр.), так и на «внутренние» — составленные внутри экономического субъекта (авансовый отчет и пр.).

При этом ФСБУ 27/2021 конкретизирует, что дата составления первичного учетного документа — это дата подписания первичного учетного документа лицом, совершившим операцию и ответственным за ее оформление, или лицом, ответственным за оформление совершившегося факта деятельности.

  • Если дата составления документа отличается от даты совершения хозяйственной операции, то дата совершения хозяйственной операции также подлежит отражению в первичном документе.

Важно! К обязательным реквизитам документа, указанным в ч. 2 ст. 9 Федерального закона от 06.12.2011 № 402-ФЗ, можно добавить дополнительные реквизиты (п. 12 ФСБУ 27/2021).

  • Если экономический субъект включает обязательные реквизиты в первичный документ на основании другого документа, где фиксируются данные о событии, произошедшем в хозяйственной деятельности, то есть на основании оправдательного документа, то указываются также и реквизиты такого оправдательного документа.
  • При подготовке первичной учетной документации допускается оформление одним документом:
  • несколько связанных событий хозяйственной деятельности
  • ряд сделок, заключенных участником биржевых торгов, по договорам с разными контрагентами

Важно! Все записи в документах должны быть произведены средствами, обеспечивающими их сохранность. К ним не относится простой карандаш (п. 13 ФСБУ 27/2021).

  • Экономический субъект вправе самостоятельно определять периодичность формирования документации в отношении:
  • длящихся событий хоз. деятельности (амортизация объектов и др.);
  • повторяющихся событий хоз. деятельности (поставка товаров партиями в разные даты по одному долгосрочному договору и др.)
  • Периодичность составления документов может быть любая: сутки, неделя, месяц, квартал. При принятии решения необходимо исходить из существа события и требования рациональности и, конечно, документы должны обязательно быть сформированы на отчетную дату.

Требования к подписи

  • Достоверность сведений, указанных в первичных учетных документах, подтверждают лица, составившие такие документы и подписавшие их (п. 30 ФСБУ 27/2021). Аналогичный порядок действует в отношении лиц, поставивших свою подпись в регистрах. Такие лица отвечают за правильность отражения объектов в бухучете (п. 11 ФСБУ 27/2021).

Важно! Перечень лиц, уполномоченных ставить подпись, устанавливается руководителем экономического субъекта (п. 16 ФСБУ 27/2021).

  • Если требование об использовании конкретного вида электронной подписи не предусмотрено федеральными законами или принятыми в соответствии с ними нормативными правовыми актами, то экономический субъект самостоятельно выбирает вид электронной подписи из числа предусмотренных Федеральным законом от 06.04.2011 № 63-ФЗ «Об электронной подписи» (п. 17 ФСБУ 27/2021).

Важно! Виды электронной подписи первичных учетных документов, составляемых в виде электронного документа экономическим субъектом совместно с другими участниками электронного взаимодействия, определяются соглашением экономического субъекта с данными участниками электронного взаимодействия (п. 17 ФСБУ 27/2021). Следовательно, если другую сторону не устраивает простая электронная подпись, то письменно может быть оговорено использование наиболее защищенного варианта — усиленной квалифицированной электронной подписи.

  • При оформлении первичных учетных документов экономический субъект вправе организовать электронный документооборот, применяя простую электронную подпись, при выполнении требований, установленных в ст. 9 Федерального закона от 06.04.2011 № 63-ФЗ. К таким документам не будет претензий для целей налогового учета (Письмо ФНС России от 21.06.2021 № ЕА-3-26/4451@ согласовано с Минфином России).

Требования к регистрам бухучета

  • В регистрах бухучета указывается величина денежного измерения объектов. Она едина и это — рубль. При этом не важно, где и в какой валюте совершалась хозяйственная операция экономическим субъектом. Но есть нюансы: регистр бухучета может содержать одновременно 2 денежных измерителя (иностранная валюта и рубль), если это не противоречит иным ФСБУ, принятым в России, а также Федеральному закону от 06.12.2011 № 402-ФЗ.
  • Помимо этого, ФСБУ 27/2021 требует, чтобы система регистров бухучета обеспечивала:
  • полноту предоставляемых сведений (то есть достаточность информации, важной для всех заинтересованных пользователей);
  • отражение сведений о хоз. деятельности экономического объекта, как на синтетических счетах, так и на аналитических;
  • отражение в учете всех объектов в хронологической последовательности, а также постоянное обновление сведений о них на счетах;
  • обоснованность записей в бухучете и их достоверность (соответствие первичным документам и точность отражения объектов);
  • системность и своевременность информации (взаимосвязь записей и отчетности, соответствие периоду, когда информация необходима пользователям);
  • юридическую значимость записей, произведенных в учете (то есть записи должны подтверждать факт, который имел место быть в хоз. деятельности экономического субъекта).

Правила исправления документов

  • Организация (экономический субъект) самостоятельно выбирает способ исправления документов из приведенных в ФСБУ 27, за исключением тех случаев, когда законодательством РФ или принятыми в соответствии с ним правилами внесение исправлений в документы бухучета запрещено. В частности, подобные ограничения установлены для кассовых документов (п. 4.7 Указания Банка России 11.03.2014 N 3210-У).
  • Экономический субъект обязан исправить документ так, чтобы было понятно, где ошибка, а где корректные данные. В записи об исправлении должны содержаться:
  • дата исправления документа
  • подписи лиц, внесших исправление, должности, ФИО либо иные сведения, позволяющие идентифицировать таких лиц;

Важно! Внести коррективы может только лицо, составившее документ, или ответственное за ведение регистра, если ошибка обнаружена в регистре бухучета.

  • подписи лиц, ответственных за ведение регистра бухучета (при исправлении регистра бухучета);
  • ФСБУ 27/2021 также допускает исправление документа, сформированного в электронном виде. Так, при обнаружении неточностей можно составить новый (исправленный) документ (п. 20 ФСБУ 27/2021). В новом (исправленном) бланке должны быть:
  • сведения о том, что он подготовлен взамен первоначального электронного документа;
  • дата внесения правок;
  • электронные подписи лиц, исправивших документ, а также их должности, ФИО или прочие данные, позволяющие их идентифицировать.
  • Доступ к новому бланку должен быть построен таким образом, чтобы новый (исправленный) документ не мог рассматриваться и использоваться как отдельный, а только лишь в совокупности с первичным документом;
  • ФСБУ 27/2021 не устанавливает каких-либо существенных нововведений в порядке исправления документов, а также регистров. Как и было ранее, в документе, составленном на бумажном носителе, неверные данные (это может быть и текст, и сумма) зачеркиваются, а правильные сведения вносятся над зачеркнутыми. При этом должно быть читаемо то, что перечеркнуто. Надпись «Исправлено» по-прежнему актуальна (абз. 3 п. 21 ФСБУ 27/2021). Использование корректирующей жидкости, стирание, замазывание запрещено.
  • Для исправления в регистрах бухучета предусмотрены 2 варианта (п. 22 ФСБУ 27/2021):
  • метод «Красное сторно» (запись сторнируется, иными словами, обнуляется за счет проводки с теми же счетами, но с суммой со знаком минус);
  • метод «Дополнительная запись» (проводка дублируется, сумма дополняется до той, что является верной).

Требования к хранению документов

  • Подлинники документов бухучета, независимо от того, как они составлены (на бумажном носителе или в электронном виде) подлежат обязательному хранению на территории РФ. Сроки установлены законодательством РФ, в частности, Приказом Федерального архивного агентства от 20.12.2019 № 236 (п. 1 ст. 29 Федерального закона от 06.12.2011 № 402-ФЗ).

Важно! Документы должны храниться в том виде, в котором они были составлены. Перевод «бумажных» бухгалтерских документов в электронный формат с целью дальнейшего хранения не допускается (п. 24 ФСБУ 27/2021).

  • При составлении документов бухучета в электронном виде экономический субъект должен обеспечить возможность изготовления копий таких документов на бумажном носителе (п. 14 ФСБУ 27/2021).
  • Если документы составлены в электронном виде, то базы должны быть размещены в Российской Федерации. Исключение составляет случай, когда деятельность осуществляется за рубежом.

Если законодательство или нормы иного государства, где осуществляется деятельность экономического субъекта, обязывают его хранить документы на территории данного государства, то такое хранение не запрещено. Об этом прямо указано в п. 25 ФСБУ 27/2021.

  • Порядок доступа к первичным учетным документам, принятым к бухгалтерскому учету, а также к регистрам бухгалтерского учета организация (экономический субъект) устанавливает самостоятельно. При этом обязательным является информирование об этом главного бухгалтера или иного должностного лица экономического субъекта, которое ответственно за ведение бухучета. Проинформировать придется и лиц, с которыми заключен договор на оказание бухгалтерских услуг (п. 26 ФСБУ 27/2021).
  • При утрате документов или в случае их порчи, делающей невозможным использование сведений, отраженных в таких документах, экономический субъект обязан предпринять все возможные меры для того, чтобы восстановить документы (п. 27 ФСБУ27/2021).

Когда необходимо применять ФСБУ

  • ФСБУ 27/2021 обязателен с 1 января 2022 года, но решение о его применении можно принять и раньше (п. 2 Приказа Минфина России от 16.04.2021 № 62н).
  • Рекомендуем заблаговременно ознакомиться с обновленными правилами в отношении составления, исправления, хранения первичных документов, регистров бухучета, при необходимости привести учетную политику и систему внутреннего контроля в соответствие с ФСБУ 27/2021.

Кто ответственен за документооборот

  • За организацию документооборота отвечает руководитель экономического субъекта. Именно он должен организовать документооборот так, чтобы:
  • ответственные лица могли своевременно принимать объекты к бухучету, передавать данные для внесения записей в регистры, а также составлять достоверную отчетность;
  • избежать несанкционированного доступа к документам бухгалтерского учета.