Для хранения выбывших из оборота бумажных документов организации и предприниматели создают архив. То же самое нужно делать и для электронных документов — создавать электронный архив. Для этой цели используются различные программно-технические решения:

  • Специальное архивное программное обеспечение.
  • Системные программные комплексы, в которых имеется функционал для архивной обработки, учета и хранения документов.
  • Облачные продукты — решения для хранения архивных документов на сервере выбранной компании (сервиса), предоставляющей соответствующие услуги.
  • Материальные носители — флешки, диски и т.п.

Первые три варианты наиболее актуальны для организаций. Малый бизнес, ИП, самозанятые граждане нередко используют специальное программное обеспечение, в том числе бесплатное, формируют архив на своем рабочем месте или переносят архивные электронные документы на материальные носители, например внешние диски, карты памяти или флешки.

Проблемы хранения электронных документов

Электронные документы — это файлы, цифровая информация, которые хранятся на определённом носителе или в информационной системе.

  • Для хранения, открытия, скачивания и обработки электронных документов нужны технические средства. Основная проблема такого хранения — устаревание технических решений, прекращение их поддержки, а также появление новых, которые уже не способны работать с устаревшими форматами.
  • Решить проблему помогает отслеживание программно-технических изменений и своевременный переход на новые продукты. Периодически нужно менять программное обеспечение, преобразовывать файлы в новые форматы, переносить данные на современные носители. Это называется миграцией электронного архива.
  • Чтобы повысить безопасность и надежность хранения электронных документов, целесообразно использовать несколько вариантов хранения. Например, существует практика совмещения облачного хранения и хранения на физических носителях. Возможны и другие комбинации.
  • Малому бизнесу, ИП и самозанятым нужно обезопасить себя от возможной утраты или повреждения таких носителей, как диски, флешки и т.д. Но лучше все-таки использовать специальные программные решения, совмещая их с облачным хранением. Или периодически переносить файлы с физических носителей в более надёжные места для хранения — в специальные системы для архивного хранения, в том числе облачные.

Обеспечение юридической силы электронных документов и ЭП

Юридическая сила архивных электронных документов со временем не утрачивается. Но могут возникнуть проблемы с ее подтверждением из-за ограниченного срока действия сертификата электронной подписи.

  • Чтобы избежать со временем утраты электронных документов, используйте усовершенствованную электронную подпись с меткой времени. Такой формат электронной подписи предусматривает включение в информацию об электронной подписи сведений следующего характера:
  • OCSP — статус сертификата (действует или нет) на момент подписания электронного документа;
  • TSP — данные о точном времени создания подписи (метка времени).

Когда документ подписывается усовершенствованной ЭП, то в процессе формирования электронной подписи на электронном документе создаётся метка точного времени, а данные об этом включаются в информацию об ЭП.

  • Если архивные электронные документы были подписаны обычной КЭП, то подтвердить их юридическую значимость можно, запросив сведения в удостоверяющем центре, выдавшем сертификат. Таким же образом можно проверить действительность сертификата на момент подписания документа. Информация будет официальной, её можно использовать как доказательство подлинности и документа, и электронной подписи.
  • Дополнительно подтвердить юридическую силу документа можно:
  • через организацию или контрагента, которым был направлен электронный документ;
  • через сторонние электронные архивы, базы данных и информационные системы, в которые направлялся документ, через которые он проходил или был зафиксирован иным образом.

Например, вся электронная отчётность в ФНС сохраняется на серверах налогового органа и хранится в дата-центрах.

  • Многие организации и ИП всё-таки опасаются того, что в будущем к электронному документу и его реквизитам, включая ЭП, будут предъявлены претензии относительно их действительности. Предотвратить это на 100% можно только дублированием электронного архива бумажным хранилищем. Но это достаточно затратно, потому что придется не только создавать бумажные копии электронных документов, но и создавать под них бумажный архив. Такое решение целесообразно, если документ имеет особую ценность, и важно гарантировать его признание любыми третьими лицами.