Работодателям уже пора собирать с работников пожелания о том, когда они хотели бы взять отпуска в следующем году. Составить и утвердить графики отпусков на следующий год компаниям и ИП необходимо до 17 декабря 2021 года.

Важно предупредить сотрудников о том, что:

  • Нельзя брать отпуск только на выходные или копить отпуска. Если контролирующие органы обнаружат, что работник переносил отпуск более двух лет подряд, то компания получит штраф на сумму 50 тыс. руб.
  • Работник вправе оформить отпуск с любого дня, даже если он выходной. Но вот брать отпуска только на выходные дни нельзя — это считается нарушением ТК РФ и работодателя оштрафуют (письмо Минтруда от 17.12.2018 № 14-2/ООГ-9754).

Обратите внимание! График отпусков составляют на каждый календарный год. Утвердить график нужно за две недели до начала года. Микропредприятия, которые заключают с сотрудниками трудовые договоры по типовой форме, могут не составлять график отпусков.

Чтобы составить график без ошибок, выполните следующие шаги:

Определите, кого нужно и не нужно включать в график

  • В график отпусков необходимо включать всех сотрудников, с которыми заключены трудовые договоры на момент составления графика отпусков.
  • Не включайте в график отпусков сотрудников, с которыми заключили трудовой договор на срок до шести месяцев.
  • Если заключили срочный трудовой договор на более длительный период, отпуск такому работнику в графике планируйте наравне с другими сотрудниками.

Посчитайте остатки по отпускам и включите их в график

Посчитайте дни отпуска, которые сотрудник накопил за прошлые периоды работы в организации, а также дни отпуска, которые накопятся в 2021 году.

Соберите пожелания сотрудников по датам отпусков

В общем случае учитывать мнение сотрудников при составлении графика отпусков работодатель вправе, но не обязан. Исключение составляют отдельные категории сотрудников.

Составьте проект графика

  • После того, как соберете у сотрудников пожелания по отпускам, составьте сводный проект графика отпусков.
  • Можно оформить график, как по унифицированной форме, так и по форме, которую разработаете самостоятельно. Проставьте в графике дату начала отпуска и количество дней или несколько дат при разделении отпуска на части.
  • Дату окончания отпуска можете не указывать. В законе такого требования нет.

Подпишите и утвердите график

Если в компании есть профсоюз, прежде чем утвердить график у руководителя, направьте его проект в представительный орган работников.

«Выборный орган первичной профсоюзной организации не позднее 5 рабочих дней со дня получения проекта указанного локального нормативного акта направляет работодателю мотивированное мнение по проекту в письменной форме» говорится в ст. 372 ТК РФ.

  • Заполненный график заверьте подписью руководителя кадровой службы, а при отсутствии такой службы — подписью другого уполномоченного сотрудника, например, главного бухгалтера.

Ознакомьте сотрудников с графиком

Нужно ли знакомить работников с графиком — вопрос спорный.

  • Чтобы избежать споров с сотрудниками и претензий трудовой инспекции, рекомендуем ознакомить сотрудников с графиком отпусков под подпись.