Власти обновили форму транспортной накладной, а также утвердили порядок ее заполнения. Бланк документа и порядок его заполнения вступают в силу 1 марта 2022 года. Срок действия истекает 1 сентября 2026 года.

Документы, регулирующие формат и правила составления транспортной накладной

  • Форма транспортной накладной утверждена постановлением правительства РФ от 21.12.20 № 2200. В него внесены поправки постановлением правительства РФ от 30.11.21 № 2116.

Постановление Правительства РФ от 30.11.2021 № 2116 вступило в силу с 1 января 2022 года, но новые правила заполнения транспортной накладной и возможность использовать ее электронную форму действуют – с 1 марта 2022 года.

  • Правила оформления транспортной накладной установлены Федеральным законом от 08.11.07 № 259-ФЗ «Устав автомобильного транспорта и городского наземного электрического транспорта». С 1 января 2022 года в Устав внесены изменения Федеральным законом от 02.07.21 № 336-ФЗ.

Обратите внимание! С 1 января 2022 года электронные транспортные накладные наделены таким же статусом, как и документ, оформленный на бумаге.

  • Форматы электронных документов утверждены приказом ФНС от 09.12.21 № ЕД-7-26/1065@. Электронные форматы утверждены для: транспортной накладной; заказ-наряда; сопроводительной ведомости.

Новый бланк накладной, который введен в действие с марта 2022 года

  • Транспортная накладная оформляется на основании договора перевозки. Сторонами договора перевозки являются:
  • грузоотправитель – заказчик перевозки и перевозчик;
  • грузополучатель.

Транспортная накладная содержит поля, для внесения реквизитов всех трех сторон:

  • грузоотправителя – в разделе 1;
  • грузополучателя – в разделе 2;
  • перевозчика – в разделе 10.
  • Кто составляет и подписывает накладную. Транспортную накладную последовательно заполняют все участники перевозки. Сначала Грузоотправитель заполняет свою часть – это основная часть накладной, где фиксируется больше всего информации. Затем в нее вносит свои данные Перевозчик. И последним в свою часть накладной вписывает свои данные Получатель груза.

По новым правилам информация о подписантах детализирована. Теперь нужно точно указывать, кто подписывает транспортную накладную от каждой из сторон:

  • от грузоотправителя — лицо, осуществившее погрузку;
  • от перевозчика — водитель;
  • от грузополучателя — любое уполномоченное им лицо.

Подписывается накладная представителями трех сторон:

  • Грузоотправителя;
  • Грузополучателя;
  • Перевозчика (им может быть водитель).

Обратите внимание! Водитель может быть представителем только одной стороны. Он не вправе подписывать документ за всех участников перевозки.

Транспортная накладная составляется на автомобиль. Если в одной машине отправлено несколько партий груза, можно составить одну накладную, в которой указывается весь перечень грузов. Но, если большую партию разделили на несколько машин, нужно составить столько накладных, сколько автомобилей загружено.

  • Подписи на накладной. Подписывается транспортная накладная:
  • В бумажном варианте «живой» подписью.
  • В электронном варианте усиленной квалифицированной электронной подписью (УКЭП).
  • Водитель может использовать простую электронную подпись либо усиленную неквалифицированную ЭП. Но только в том случае, если перевозчик впоследствии подпишет накладную своей УКЭП.

Печать не обязательна.

  • Количество экземпляров накладной. Нужно составить не менее 3 (трех) оригиналов транспортной накладной, чтобы свой экземпляр был у каждого участника сделки. То есть, для: грузоотправителя, грузополучателя, перевозчика.

Можно составить и 4, и 5 экземпляров, если свои экземпляры нужны иным сторонам сделки или стороны хотели бы иметь по 2 оригинальных экземпляра.

  • Когда транспортная накладная не нужна. Если покупатель забирает груз самовывозом на своей машине, транспортную накладную можно не оформлять, поскольку услуг по доставке никто не оказывает.

В этом случае для подтверждения транспортных и погрузо-разгрузочных расходов, а также расходов на ГСМ используют путевые листы, зарплатные ведомости и другие документы.

Есть еще один случай, когда транспортная накладная не нужна — если стоимость доставки включена в стоимость товара. В этом случае ее заменит товарная накладная. Заказчик перевозки может принять товары на учет по товарной накладной по форме ТОРГ-12.

Особенности заполнения разделов транспортной накладной с марта 2022 года

  • Раздел 1 «Грузоотправитель». Грузоотправитель – это лицо, осуществляющее погрузку груза в транспортное средство. Этот раздел, как следует из его названия, заполняет грузоотправитель по договору перевозки. Данные, которые вносятся в накладную, должны соответствовать договору. Поэтому, лучше их просто скопировать из договора.

Если кроме договора перевозки груза есть еще и договор на выполнение услуг по организации перевозки груза, то есть, есть экспедитор, в разделе 1 «Грузоотправитель» нужно указать:

  • лицо, которое является исполнителем услуг по организации перевозки груза и принимает груз во владение, для перевозки проставляется отметка «является экспедитором»;
  • лицо, которое является заказчиком услуг по организации перевозки груза, если нет передачи груза во владение исполнителю услуг, причем даже в том случае, если экспедитор сам занимается погрузкой.
  • Раздел 1а «Заказчик услуг по организации перевозки груза (при наличии)». Раздел 1а нужно заполнить, если есть договора на выполнение услуг по организации перевозки груза. В разделе 1а нужно указать реквизиты договора и данные Заказчика: ИНН, название, адрес, телефон. Если Заказчик ИП вместо названия указывается фамилия, имя, отчество.
  • Раздел 2 «Грузополучатель». Раздел заполняет получатель груза. Реквизиты традиционные: ИНН, название, адрес, телефон. Если Грузополучатель ИП вместо названия указывается фамилия, имя, отчество.
  • Раздел 3 «Груз». В разделе несколько строк, в которые вносится следующая информация: наименование груза; количество грузовых мест, маркировка, вид тары и способ упаковки; реквизиты документа на отгрузку товаров: наименование, номер, дата; масса груза брутто в килограммах, масса груза нетто; объявленная стоимость (ценность) груза.
  • Если перевозится опасный груз, указывается дополнительная информация о его состоянии, требованиях транспортировки, обеспечении целостности и т.п.

Объявленной стоимости может не быть, если стороны договора не считают нужным согласовать цену груза на случай потери или кражи. Но, если стоимость указывается, она не должна превышать действительную стоимость груза.

  • Если груз перевозится в контейнере, в разделе 3 в наименовании груза пишут «Контейнер» и его идентификационный номер. Если контейнеров несколько, нужно указать их количество, и в сопроводительной ведомости обязательно отметить:
  1. характеристики и наименования груза (если контейнер заполнен);
  2. отсутствие груза (если контейнер пустой).
  • Раздел 4 «Сопроводительные документы на груз (при наличии)». В разделе несколько строк для внесения информации о сопроводительных документах. Это разного рода сертификаты, паспорта, свидетельства, разрешения и товарные накладные. В накладную вписывают:
  • перечень прилагаемых к транспортной накладной документов;
  • перечень прилагаемых к грузу сертификатов, паспортов качества, удостоверений и т.п.;
  • реквизиты документов, реквизиты сопроводительной ведомости, если перевозка в контейнерах.

Реквизиты каждого документа должны включать:

  • наименование;
  • номера;
  • дату;
  • ИНН составителя;
  • ФИО – для иностранцев.
  • Раздел 5 «Указания грузоотправителя по особым условиям перевозки» заполняет Грузоотправитель в том случае, если есть: особые условия перевозки, отличающиеся от стандартных; условия, содержащие строгие требования либо условия, требующие особо отношения к грузу. Например, особый температурный режим, ограничения по скорости автомобиля, опасность переворачивания груза и т.п. Так, в разделе 5 есть строки, в которые вписывают:
  • маршрут перевозки, дата и время/сроки доставки груза;
  • необходимость выполнения фитосанитарных, санитарных, карантинных, таможенных и прочих требований;
  • температурный режим перевозки груза;
  • сведения о запорно-пломбировочных устройствах;
  • запрет на перегрузку;
  • ограничение скорости движения;
  • информацию об уполномоченных лицах, которые вправе давать указания о переадресовке, и их контакты.
  • Раздел 6 «Перевозчик». В этом разделе указывают реквизиты организации, которая по договору перевозки обеспечивает доставку и передачу груза. Данные о перевозчике — традиционные: название, ИНН, адрес. В этом же разделе указывают данные водителя:
  • ФИО;
  • ИНН;
  • серия, номер, дата выдачи водительского удостоверения.

Обратите внимание! Если водителя заменят, новые данные нужно вписать в этом же разделе.

  • Раздел 7 «Транспортное средство». В этом разделе нужно указать все данные транспортного средства, на котором перевозится груз:
  • тип,
  • марку,
  • грузоподъемность (в тоннах),
  • вместимость (в кубических метрах),
  • регистрационный номер транспортного средства.

В этом же разделе указывают, на каком основании перевозчик используется транспортное средство.

Обратите внимание! В новую форму накладной добавлены еще два возможных вида владения автомобилем — безвозмездное пользование и совместная собственность супругов.

Нужно выбрать один из предложенных типов владения и проставить определенную цифру:

  • 1 — собственность;
  • 2 — совместная собственность супругов;
  • 3 — аренда;
  • 4 — лизинг;
  • 5 — безвозмездное пользование. Его нужно выбрать, если перевозчик использует транспорт по доверенности или по договору.

Если автомобиль придется заменить в процессе перевозки, в этом разделе нужно указать новые сведения об автомобиле.

  • Раздел 8 «Прием груза». В этом разделе указывают данные компании или ИП, у которого Перевозчик принимает груз. Данные стандартные:
  • наименование фирмы, которая владеет пунктом погрузки (склада);
  • ИНН организации (только в электронной накладной) или ФИО ИП — владельца пункта погрузки;
  • адрес места погрузки.

Далее указываются запланированные и фактические данные о прибытии и отправке автомобиля. Затем, данные о грузе:

  • масса груза брутто в килограммах;
  • количество грузовых мест;
  • тара, упаковка.

Этот раздел заверяется двумя или тремя подписями:

  • ответственного за выдачу груза;
  • водителя;
  • представителя грузоотправителя (его подписи может не быть)
  • Раздел 9 «Переадресовка (при наличии)». Этот раздел заполняет перевозчик, если у него есть указания от грузоотправителя о переадресовке груза. Перевозчик должен указать:
  • адрес нового пункта выгрузки груза;
  • дату и время выгрузки после переадресации;
  • реквизиты документа (дату и номер), на основании которого изменен план доставки.

Если Грузоотправитель дает указание сменить получателя груза, его реквизиты (название, адрес, ИНН) нужно указать в этом разделе.

  • Раздел 10 «Выдача груза». В этом разделе фиксируется вся информация о выдаче груза: время, место, дата, количество грузовых мест, вес и т.п. Раздел заполняет Грузополучатель в присутствии перевозчика/водителя. Указывается максимальное количество данных, включая состояние тары, пломб, маркировки и т.п.

Если у перевозчика есть замечания к состоянию самого груза, упаковке, маркировке, таре и пр., их можно отметить в этом разделе. Раздел визируется подписями:

  • грузополучателя или уполномоченного грузоотправителем лица;
  • водителя, сдавшего груз грузополучателю или уполномоченному грузополучателем лицу.
  • Раздел 11 «Отметки грузоотправителей, грузополучателей, перевозчиков (при необходимости)». Здесь нужно указать сведения об актах, которые могли быть составлены в процессе в процессе подготовки накладной. Например, груз взвешивали, составили акт о состоянии тары, составили акт о перегрузке и т.п.

Обратите внимание! Раннее Правилами перевозки не предусматривалось оформление акта взвешивания. Теперь определено, что акт составляется после определения общей массы груженого транспортного средства и нагрузки на его оси и прилагается к транспортной накладной. Акт оформляется по требованию одной из сторон перевозки.

Акт взвешивания является обязательным при приеме к перевозке груженого контейнера или съемного кузова.

  • Раздел 12 «Стоимость перевозки груза (установленная плата) в рублях (при необходимости)». Раздел нужно внимательно и детально заполнить, если транспортная накладная будет использована бухгалтерией в качестве первичного документа, подтверждающего расходы (ст. 9 Федерального закона №402-ФЗ «О бухгалтерском учете»).

В Раздел 12 надо внести:

  • стоимость услуг перевозки без НДС;
  • налоговую ставку;
  • сумму НДС, предъявляемого покупателю;
  • стоимость услуг перевозки с НДС.

Раздел подписывается ответственными за оформление фактов хозяйственной жизни со стороны перевозчика и грузоотправителя.

Обратите внимание! Уточнения, сколько составили расходы перевозчика на проезд по платным дорогам, на уплату таможенных пошлин и сборов, выполнение погрузочно-разгрузочных работ, дезинфекции, перевозку опасных грузов и пр., в новой форме транспортной накладной не предусмотрены. Все эти уточнения были в прежней форме.