По ТК РФ работник имеет право требовать не любые документы, а только те, что связаны с его работой (ст. 62 ТК РФ). Это же правило касается и периода после увольнения (определения Девятого кассационного суда общей юрисдикции от 20.08.2020 № 88–5249/2020, Верховного суда от 07.12.2020 № 56-КГ20-8-К9).

Документы, которые сотрудник требовать не вправе.

На практике часто возникают обоснованные сомнения, копии каких документов нужно выдать работнику и нельзя ему отказать? Покажем на примерах, какие документы нужно держать в секрете, и как обосновать отказ работнику, чтобы не судиться с ним. Откажите в выдаче копий следующих документов, даже если работник думает иначе:

Локальные нормативные акты (ЛНА).

Одни суды считают, что закон только обязывает компанию знакомить сотрудников с локальными актами под подпись. Кроме того, эти документы содержат нормы трудового права, а не информацию о работе конкретного сотрудника.

  • Требовать копии ЛНА сотрудник не вправе, если он был ознакомлен с ними ранее (апелляционное определение Суда Ханты-Мансийского автономного округа — Югры от 16.01.2018 № 33–418/2018). Но работодатели проигрывают в судах, когда не выдают копии ЛНА или колдоговоры, если с их помощью работник пытался реализовать свои права.

На практике компании по своему усмотрению решают копировать ли для работника положения об оплате труда, о премировании, защите персональных данных и др. Обращайте внимание на каждый случай такого запроса.

  • Если работника ознакомили с локальным актом, а потом он просит его без особых на то причин, можете письменно и обоснованно отказать работнику. Предложите ему почитать документы в кабинете отдела кадров.
  • Если работник конфликтный, то лучше выдать ему заверенную копию той части документа, которая его интересует. Объясните работнику, что локальный акт не содержит его персональной информации, поэтому копировать весь документ Вы не обязаны.
  • Если случился конфликт и работник готовится к судебному разбирательству, то он может запросить у компании конкретные положения. В такой ситуации рекомендуем не отказывать сотруднику. Он сможет получить документы через суд, но так потеряете время. Выдать копии работнику нужно в 3-дневный срок со дня подачи заявления.

Приказы для подразделений и нормативные акты министерств.

  • Работодатель вправе отказать сотруднику в выдаче распоряжений для подразделений и отделов, формы первичных бухгалтерских документов. Эти документы не имеют отношения к работе сотрудника (апелляционное определение Свердловского областного суда от 17.01.2017 по делу № 33–663/2017).
  • Работник может запросить копии нормативных актов, так как считает, что на их основании компания разрабатывает локальные акты. Не выполняйте эту просьбу. В письменном отказе обоснуйте, что нормативные акты работодатель не составляет (апелляционное определение Свердловского областного суда от 10.03.2015 по делу № 33–3588/2015). Вы не обязаны знакомить работников с нормативными документами, предоставлять их копии, делать выписки из законов. Это открытая информация. Нормативные акты он может изучить в правовых системах, на сайтах ведомств и министерств.

Документы с конфиденциальной информацией и коммерческой тайной.

  • Не оформляйте копии документов, которые содержат государственную или коммерческую тайну. Если у сотрудника нет доступа к таким документам, отказ будет правомерным (апелляционные определения Суда Ханты-Мансийского автономного округа — Югры от 22.11.2016 № 33–9138/2016, Ставропольского краевого суда от 02.10.2015 по делу № 33–6746).

Докладные записки.

  • Работник может обратиться за копиями документов, которые связаны с расследованием его дисциплинарного проступка. Например, захочет ознакомиться с докладной запиской непосредственного руководителя, протоколом заседания дисциплинарной комиссии и пр. Эти документы Вы используете в служебных целях: для расследования факта дисциплинарного проступка и его последствий.
  • Вы вправе не знакомить сотрудника с докладной запиской непосредственного руководителя, протоколом заседания дисциплинарной комиссии и пр. и не делать ему копии (определение Девятого кассационного суда общей юрисдикции от 23.01.2020 № 88–427/2020). Компания под подпись ознакомит работника с итоговыми документами — приказом о дисциплинарном взыскании, увольнении и др.

Должностные инструкции других работников.

  • Если работник запросит инструкции по всем должностям своего структурного подразделения — отклоняйте просьбу. Должностные инструкции других работников не относятся к трудовой функции работника и не влияют на его должностные обязанности.

Пример: Сотрудник потребовал у бывшего работодателя копии должностных инструкций всех вакантных должностей. Суд поддержал компанию, которая отказалась их выдать (апелляционное определение Брянского областного суда от 17.03.2015 № 33–966/2015).

  • Работник вправе обратиться за копией своей должностной инструкции. Некоторые работодатели оформляют этот документ сразу в двух экземплярах. Один из них отдают работнику. Если он потеряет должностную инструкцию, выдайте ему копию по письменному запросу.

Справка СТД-Р.

  • Справку о трудовой деятельности работник получает при увольнении, если он отказался от бумажной трудовой книжки. Остальным работникам выдавать справку СТД-Р не обязательно (письмо Минтруда от 16.06.2020 № 14–2/ООГ-8465).
  • При этом работники могут получить сведения о трудовой деятельности по форме СТД-ПФР. Эту справку можно запросить в ПФР, МФЦ или на портале «Госуслуги».

Сделайте выписку, если в документах есть чужие персональные данные.

  • Кадровики отказывают работнику, если документы содержат персональные данные его коллег. Суд может решить, что документы не связаны с работой сотрудника (апелляционное определение Московского городского суда от 12.07.2019 по делу № 33–31133/2019).
  • Чтобы не разгласить чужие персональные данные, сделайте выписку из документа только с информацией о работнике. Суды подтверждают правомерность такого подхода (апелляционное определение Красноярского краевого суда от 08.07.2015 по делу № 33–7165).
  • Оформите выписку на бланке, укажите все реквизиты подлинника и только информацию о сотруднике. Проставьте дату и укажите, что оригинал хранится в организации.