Авансовый отчет — это первичный учетный документ, который удостоверяет расходование средств подотчетным лицом. Руководитель организации может выдавать сотрудникам деньги на различные цели: на покупку хозтоваров и канцелярии, командировки, ГСМ, расчеты с контрагентами. Таких сотрудников называют подотчетниками. Они обязаны тратить казенные средства на строго определенные цели.С помощью отчетности работник подтверждает, что выполнил поручение компании, а не спустил деньги на личные цели. Как составить документ без ошибок с учетом новых требований?

Правила формирования и хранения авансовых отчетов

Порядок выдачи денег в подотчет, а также формирования авансовых отчетов закреплен в Указании ЦБ РФ от 11.03.2014 № 3210-У. Обратите внимание, что с 30 ноября 2020 года действуют новые правила (Указание ЦБ РФ от 05.10.2020 № 5587-У), согласно которым:

  • Организация вправе самостоятельно определять срок для сдачи авансового отчета. Этот срок директор или индивидуальный предприниматель должен закрепить во внутренних нормативных актах. Раньше для подотчетников был установлен трехдневный срок.
  • Форму для отчета организация может разработать сама и закрепить бланк в учетной политике. Можно также воспользоваться формой АО-1 (утв. постановлением Госкомстата России от 01.08.2001 № 55). Если решите разработать свою форму, перенесите в нее все реквизиты, обязательные для «первички». Они перечислены в п. 2 ст. 9 ФЗ № 402.
  • Авансовый отчет обязательно подписывает директор и главбух. Без их подписей документ не имеет силы, соответственно фирма не сможет включать эти деньги в расходы.
  • Хранить отчеты компания обязана не менее 5 лет после отчетного года. Основание: ч. 1 ст. 29 ФЗ № 402.

Как заполнить авансовый отчет

Авансовый отчет в единственном экземпляре совместными усилиями составляют бухгалтер и подотчетник. При наличии электронных подписей можно составить отчет не в бумажном, а в электронном виде.Условно отчет делится на 3 части: лицевую, расписку и оборотную.

Лицевая сторона

· Название фирмы;

· ФИО руководителя;

· подразделение;

· ФИО, должность и табельный номер подотчетника;

· Цель аванса;

· Остаток или перерасход предыдущего аванса (если он был);

· Полученную и потраченную сумму текущего аванса, вместе с перерасходом или остатком;

· Бухгалтерский счет и субсчет для отражения подотчетной суммы.

Расписка

· Номер и дату авансового отчета;

· ФИО подотчетного лица;

· Сумму аванса;

· Число документов. Оборотная сторона

· Графа 2-4: даты, номера и наименования удостоверяющих расходы документов;

· Графа 5: сумма затрат;

· Графа 7: сумма расходов;

· Графа 9: дебет счета, субсчета.

К отчету работник прикладывает подтверждающие расходы документы. Также подтверждением расходов являются накладные, квитанции, кассовые чеки и т.д. Список этих документов указывают на оборотной стороне отчета. Непотраченные деньги подотчетник возвращает в кассу. Кассир при этом выписывает приходник по форме КО-1.

Бывает прямо противоположная ситуация, когда сотрудник тратит казенные деньги, еще и добавляет личные. Если траты обоснованы, фирма компенсирует перерасход. Кассир возвращает деньги из кассы и выписывает расходник по форме КО-2.

Ответственность за нарушения, связанные с авансовым отчетом

Отсутствие «первички» считается грубым нарушением бухучета. Ст. 15.11 КоАП предусматривает административную ответственность за несдачу первичных документов, в том числе авансового отчета. Согласно этой статье наказанию в виде штрафа может быть подвергнуто ответственное должностное лицо, чаще всего бухгалтер.

  • На первый раз штраф составит до 10 тыс. руб.,
  • в случае рецидива — до 20 тыс. руб. или дисквалификацию до 2 лет.
  • К тому же, налоговики могут расценить отсутствие отчетности как попытку занизить налоговую базу. Если это предположение станет фактом, компанию ожидает штраф в размере 20% от неуплаченной суммы налога по 122 ст. Налогового кодекса.