Журнал учета проверок юридического лица – документ, который ведут юридические лица и индивидуальные предприниматели. Там регистрируют плановые и внеплановые контрольные мероприятия со стороны надзорных структур.  Приходить с проверкой к бизнесменам вправе представители:

  • налоговой инспекции;
  • государственной инспекции труда;
  • государственной пожарной охраны;
  • Роспотребнадзора;
  • Россельхознадзора и др.

Проведение контролирующих мероприятий на объектах бизнеса регулируют нормы закона №294-ФЗ от 26 декабря 2008 года. ФЗ регламентирует понятие надзорного мероприятия, порядок назначения, сроки проведения и подведение итогов.

Продолжительность плановой или внеплановой инспекции не должна превышать 20 рабочих дней. Максимальная продолжительность проверок за календарный год, установленная законом:

  • для малых предприятий – 50 часов;
  • для микропредприятий и ИП – 15 часов.

В редких случаях, когда проверка требует проведения специальных экспертиз, трудоемких и продолжительных исследований, сроки плановых проверок могут увеличить.

В отношении средних и крупных компаний – на 20 рабочих дней,

  • для малого бизнеса – на 50 часов,
  • для микропредприятий – на 15 часов.

Но необходимость в этом должна быть четко обоснована.

Журнал проверок содержит структурированную информацию о типе, содержании и продолжительности каждой проверки, а также об инстанции, которая ее проводила. В нем подробно фиксируют действия представителей контролирующих органов и выявленные ими нарушения.   Эти сведения помогают контролировать периодичность проверок со стороны государственных ведомств, их продолжительность в течение года и способствуют защите интересов компании. Например, если проверяющие приходят чаще, чем положено по закону, или для проведения контрольных мероприятий нет оснований, записи в журнале помогут бизнесмену доказать правоту в вышестоящем ведомстве или в суде.

Как вести журнал учета проверок юридического лица

Ответственность за ведение журнала может нести любой сотрудник организации, в должностные обязанности которого входят аналогичные функции:

  • бухгалтер,
  • юрист,
  • руководитель отдела.

Руководитель назначает ответственного, издав соответствующее распоряжение. Типовая форма журнала и порядок его заполнения утверждены приказом Минэкономразвития РФ №141 от 30 апреля 2009 года. Бланк нельзя изменять, не рекомендуется допускать ошибки и неточности при заполнении. Бланки типовой формы заказывают в типографии или скачивают в интернете и распечатывают самостоятельно.

Страницы журнала следует пронумеровать и прошить. Количество страниц указывают на титульном листе. Составляют документ в одном экземпляре, информацию о нем вносят в номенклатуру дел. На ответственное хранение сдают в отдел канцелярии или иное подразделение, наделенное соответствующими функциями.  Срок хранения – 5 лет, затем документ можно уничтожить. 

Важно! Поскольку по закону работодатели не обязаны вести журнал проверок, штрафовать за это никто не будет. Но отсутствие документа может плохо отразиться на деятельности самой компании, поскольку затруднит контроль визитов надзорных ведомств.

Как прошить страницы журнала

Сначала страницы журнала нумеруют арабскими цифрами, которые вписывают в правом верхнем углу. Для прошивки используют прочный шнур: банковский шпагат, грубую нить или тонкую лавсановую ленту. В листах выполняют отверстия диаметром примерно 3-5 мм: достаточно двух штук с промежутком в 3-4 см. Шнуровку выполняют таким образом, чтобы концы шнура оказались на задней стороне последнего листа: их соединяют в узел и заклеивают квадратным листком бумаги, где записывают количество прошитых листов и заверяют подписью руководителя. Ставят печать, если ее используют. 

Важно! Печать нужно ставить так, чтобы ее оттиск захватил и страницы журнала, и наклеенный листок.

Правила заполнения

Журнал учета проверок юридического лица состоит из титульного листа и основного раздела.

Титульный лист заполняет ответственный сотрудник компании. Указывают:

  • дату начала ведения журнала;
  • полное наименование компании с пометкой об организационно-правовой форме, для ИП – ФИО предпринимателя (например, Общество с ограниченной ответственностью «Драйв» (ООО «Драйв));
  • юридический адрес компании, для ИП – место жительства или место ведения предпринимательской деятельности;
  • для ООО — ОГРН, для ИП – ИНН;
  • ФИО и должность ответственного лица;
  • ФИО руководителя компании;
  • подпись руководителя и печать для ООО или ИП — если применяют (п. 10 ст. 16 закон №294-ФЗ).

Графы основного раздела отражают информацию о проведенной проверке, поэтому их заполняют инспекторы контролирующей организации. Всего граф двенадцать, половину из них заполняют до начала проверки, вторую часть – по завершении. Обязательные сведения:

  • даты начала и завершения контрольного мероприятия;
  • общая продолжительность мероприятия — в рабочих днях, а для предприятий малого бизнеса и ИП — в часах; 
  • наименование надзорного органа, органа муниципального контроля;
  • номер распоряжения о проведении проверки, дата его оформления; номер акта проверки, дата составления;
  • тип проверки – плановая или внеплановая — с обоснованием визита инспекторов: при плановой проверке указывают ссылку на ежегодный план проведения контрольных мероприятий;
  • при внеплановой выездной – вносят дату и номер распоряжения прокурора о согласовании ее проведения;
  • цели, задачи и предмет контроля, например, «Проверка противопожарной безопасности»;
  • нарушения, обнаруженные в ходе процедуры;
  • выданные предписания с указанием их номера;  
  • ФИО экспертов – если их привлекали к проверке;  
  • ФИО инспектора и ответственных должностных лиц;  
  • подписи.

На каждое контрольное мероприятие отводят одну страницу журнала. На последней странице указывают количество листов, ставят подпись ответственного лица и печать.

Если инспектор отказывается делать отметку

Должностное лицо, осуществляющее проверку, не имеет права отказаться заполнять журнал: эта обязанность на него возложена законом (п. 13 ст. 18 закона № 294-ФЗ).  В подобной ситуации руководство компании вправе обжаловать действия инспектора, допустившего грубое нарушение, у руководства надзорного органа.

Если к компромиссному решению прийти не удалось, можно подать жалобу в суд или прокуратуру.