• Ст. 123 ТК РФ закрепляет необходимость утверждения графика отпусков максимум за 2 недели до года, в отношении которого он составляется. То есть на 2021 год документ должен быть подписан до 17 декабря 2020 года. Поскольку это будет четверг, никаких переносов крайних дат не предусмотрено.

• Законодательство не запрещает оформлять документ в более ранние сроки. Фактическая дата его составления обязательно указывается в соответствующей графе.

• В случае составления документа после указанного крайнего срока возникает риск быть оштрафованным инспекцией по труду. Ответственность регламентируется ст. 5.27 КоАП РФ и предусматривает штрафные санкции:

• для ИП: 1-5 тыс. руб.;

• для должностного лица: 1-5 тыс. руб. или предупреждение;

• для организации: 30-50 тыс. руб.

Обратите внимание! Документ с информацией об отпусках относится к обязательным для всех работодателей. Штраф за его отсутствие аналогичен ответственности за нарушение сроков составления.

Процедура составления графика отпусков на 2021 году будет выглядеть примерно так:

• Опросить работников о желаемых датах отдыха. Прежде всего, следует учесть интересы льготных категорий и потребности самой организации, чтобы не отправить одновременно на отдых всех специалистов одного профиля.

• Составить предварительные графики по подразделениям компании с учетом пожеланий работников, их взаимозаменяемости, сезонных нагрузок и других особенностей работы. Этот вопрос может быть поручен руководителям подразделений, которые лучше всего владеют данной информацией.

• Обработать полученные сведения в кадровой службе с формированием окончательного графика.

• Передать на утверждение руководителю и ознакомление персоналу.

• Перед тем, как составить окончательный график отпусков на 2021 год, работодатель обязан учесть интересы ряда сотрудников, так называемых льготных категорий, которые имеют законное право выбирать удобные даты отдыха. К ним относятся лица, которые:

• не достигли совершеннолетия;

• являются родителями более трех детей до 12-летнего возраста или одним из родителей несовершеннолетнего ребенка-инвалида;

• имеют жену, находящуюся в декретном отпуске;

• получили статус чернобыльцев, ветеранов боевых действий, инвалидов войны, Героев СССР или РФ и пр.;

• являются почетными донорами, кавалерами ордена Славы или Трудовой Славы;

• работающие по совместительству лица имеют право на отдых одновременно с предоставляемым по основному месту работы;

• супруги военнослужащих имеют право на отдых в отпускной период второго супруга.

Учесть пожелания абсолютно всех работников обычно нет возможности, тем более что большинство хочет отдыхать летом. Как вариант можно предоставлять отпуск частями (с продолжительностью одной из них не менее 14 дней), которые будут отражены в графике отдельными строками. Но предварительно нужно получить письменное согласие о таком разделении от самого работника.

• Если к соглашению с сотрудником не пришли, придется предоставить отпуск целиком.

• Когда работник согласен разделить отпуск на части, одна из них должна быть продолжительностью не менее 14 календарных дней за текущей рабочий год. Для оставшихся 14 дней ежегодного отпуска правил нет — можно использовать так, как договоритесь.

Внимание! Трудинспекторы негативно относятся к фиктивным отпускам. Например, если все оставшиеся 14 дней отпуска предоставить работнику исключительно по выходным, к компании могут быть вопросы (письмо Минтруда от 07.12.2018 № 14-2/ООГ-9754, разъяснения Роструда на сайте онлайнинспекция.рф от 23.01.2019).

Законом строго не регламентировано, каким по форме должен быть график отпусков на 2021 год. До 2013 года для оформления графика отпусков использовался унифицированный бланк Т-7 (утв. постановлением Госкомстата от 05.01.2004 № 1). Вы вправе не применять его. Теперь каждая компания вправе использовать собственный вариант документа. Можете разработать свой бланк и дополнить его необходимыми именно Вам графами.

• Удобнее всего его оформить в виде таблицы, куда вносятся следующие сведения:

• о работодателе;

• о самом документе: название, порядковый номер, дата утверждения и год, на который составляется;

• о наименованиях отделов, структурных подразделений;

• о сотрудниках: должность (по данным штатного расписания), ФИО, табельный номер.

• об отпусках: продолжительности, запланированных и фактических датах, переносах (с указанием соответствующего документа-основания и измененных дат).

• На окончательном варианте графика отпусков должны стоять подписи начальника отдела кадров и руководителя компании или уполномоченного ним сотрудника. Далее с документом должен быть ознакомлен персонал, подтверждая этот факт своей подписью.

• Для оформления последней можно внести соответствующую графу в сам график или сделать так называемый лист ознакомления. Он представляет собой документ в свободной форме, где каждый сотрудник ставит дату информирования о времени своего отдыха и подпись.

После составления документа следует проверить его на следующие возможные ошибки:

• Включение не всех работников. Важно не забыть о работающих по совместительству лицах и женщинах, которые в 2021 году вернутся к работе из декрета.

• Внесение неполной информации. В документе указываются сведения об основных и дополнительных отпусках каждого сотрудника, а также предыдущих неиспользованных периодах. Но не вносятся даты отдыха без сохранения заработной платы, а также связанные с обучением, беременностью и родами, уходом за ребенком.

• Отсутствие согласования с профсоюзным органом (при наличии такового). Последний должен обязательно одобрить проект графика отпусков или предложить свои корректировки. Иначе работодатель утверждает документ вместе с протоколом разногласий, который профсоюз вправе обжаловать в суде или госинспекции по труду.

• Отсутствие изменений (при факте их существования). График обязательно корректируется при переносе дат отдыха, отзыве из отпуска или приеме новых работников в течение года. В последнем случае допускается оформить отдельное приложение или попросить заявление от новичка. На его основании работодатель издает приказ о предоставлении отпуска, а соответствующие сведения вносятся в личную карту работника.

Включать в график отпусков внутренних и внешних совместителей?

• График отпусков составляют для всех сотрудников организации, в том числе и внутренних совместителей (ст. 123 ТК РФ). Таким сотрудникам предоставляют отпуск одновременно с отпуском по основной работе (ст. 286 ТК РФ).

• Поэтому внутреннего совместителя укажите в графике дважды по обеим должностям: основной и по внутреннему совместительству.