10.06.2021

Почему электронный документооборот необходим бизнесу

Далеко не все еще используют электронный документооборот (ЭДО). Причины разные — кто-то не уверен, что он вообще нужен, кто-то тянет до последнего, хотя ЭДО уже неизбежен (это, например, продавцы товаров, подлежащих прослеживаемости). Есть и те, кто начитался страшилок на форумах, наслушался коллег-бизнесменов и теперь к ЭДО относится с опаской. Сегодня разрушим сомнения и ответим на самые популярные вопросы.

Можно ли в ЭДО переделывать документы задним числом и исправлять ошибки?

• Дата электронного документа — это дата его принятия оператором, исправить ее уже будет нельзя. Документ можно аннулировать, отправив соответствующее сообщение контрагенту или отправить новый, уже с верными данными.
• Отдельный случай — счета-фактуры. Их нужно корректировать особым образом, направляя корректировочную форму. Или можно исправить исходный счет-фактуру, но в этом случае также указывается номер и дата исправления. Все зависит от вида ошибки.

Когда настройка роуминга будет очень долгой

• Суть роуминга в том, чтобы дать возможность клиентам разных операторов свободно взаимодействовать между собой. Т.е. в обмене между Вами и контрагентом-клиентом другого оператора будет участвовать уже 2 Удостоверяющих центра.
• Основные операторы уже успешно работают между собой и настройки проходят быстрее. Если УЦ еще не взаимодействовали, то действительно может понадобиться дополнительное время на настройку.
• Некоторые пользователи подключаются к нескольким операторам. Например, у Вас большое количество клиентов, с которыми Вы работаете уже через ЭДО, и тут появляется крупный клиент или сразу несколько, которые хотят работать через другого оператора. Отказываться от сделки или подключить еще ЭДО? Выбор очевидный.

За что взимается плата при ЭДО

• За входящие документы операторы в большинстве случаев не берут никакой платы.

Например, у Вас много накладных от поставщика, а вот исходящих документов очень мало, такое возможно, если, Вы торгуете в розницу и Ваши покупатели — частные лица. Тогда Вы можете только получать документы и подписывать их.

• За утверждение (подписание) документа плата с Вас взиматься не будет. Конечно, при этом необходимо иметь электронную подпись.

Особенности подписания документов при ЭДО

• При обмене документами, подписываемыми квалифицированной электронной подписью, никаких дополнительных соглашений заключать не нужно.
• Исключение — если способ обмена документами строго указан в Вашем контракте и его надо изменить.

Например, Ваш покупатель попросил выставлять ему документы только в бумажном виде и предусмотрел это в договоре. Тогда нужно внести в него изменения и указать, что документы могут предоставляться также (или только) в электронном виде. Такой пункт можно добровольно включить в договоры.

Трудности бумажного документооборота

Рано или поздно те, кто работает с бумажными документами, сталкиваются с проблемами:

• Клиент не возвращает документы — забывает, теряет, просто тянет время или делает вид, что ничего не получил;
• При работе с контрагентами по всей стране, обмен документами превращается в черепашьи бега, какое письмо быстрее доползет до адресата и вернется обратно, а бухгалтерия без оформленных документов откажется проводить операции в учете;
• Может оказаться, что и Вы нарушаете закон. Например, ряд продавцов маркированных товаров продолжали обмениваться с поставщиками обычными бумажными документами и не отражали товары в системе «Честный Знак» уже после того, как их товары стали подлежать обязательной маркировке. При проверках на таких продавцов налагаются высокие штрафы;
• Проконтролировать движение бумажных документов намного сложнее.

Например, сотрудник может забыть отправить почтой пакет документов клиенту в указанные в контракте сроки. За нарушение сроков предусмотрена неустойка. На словах сотрудник может Вам сказать, что все отправил, но простым письмом, никаких чеков не сохранил. Простое письмо не отслеживается, придется верить работнику на слово.

Это только несколько случаев, когда бумажный документооборот может Вас подвести.

Можно ли сэкономить на ЭДО?

• Разберемся на примере. Небольшая московская компания ежемесячно рассылает документы за услуги своим заказчикам. Рассылка делается почтой заказными письмами по 40 штук в месяц. Цена конверта — 3,5 руб., стоимость отправки — 56 руб. за письмо.

Получается, что отправка 40 писем обойдется организации в 2380 руб. в месяц или 28 560 руб. в год. В год будет отправлено 480 писем.

• Чем больше документов Вы отправляете сейчас на бумаге, тем больше будете экономить, перейдя на ЭДО.

Зачем ЭДО предпринимателю?

• Крупные поставщики и сетевики охотнее работают с предпринимателями, которые используют электронный, а не традиционный документооборот.
• Не стоит тратить рабочее или свободное время на операции, которые могут занимать несколько минут в день. Ведь ИП сам выполняет самостоятельно большую часть работы.

• Вы будете быстрее получать оплату. Ведь полный, окончательный расчет за товары или услуги клиенты предпочитают производить только после получения документов, т.к. опасаются, что бизнесмен может оказаться недобросовестным.
• Надо соответствовать своей нише и времени. Если Ваша деятельность связана с современными технологиями, IT, приложениями, онлайн-сервисами и т.п., то странно не присоединиться к новым технологиям.

Какие документы можно заменить электронными аналогами?

• Любые документы могут быть электронными. Другое дело, что существуют формализованные и неформализованные документы.

• формализованные — это счет-фактура, УПД, ТОРГ-12, например.
• неформализованные — это акты сверки расчетов, договоры, письма и т.д. Они могут отправляться в виде сканов или других файлов, подписанных электронной подписью.

Есть ли гарантии безопасности в ЭДО?

• Документы подписываются электронной подписью с использованием средств криптографической защиты. Удостоверяющие центры, операторы ЭДО проходят аккредитацию, подтверждая свою надежность.
• Вы сможете даже регулировать доступ сотрудников к базам, чтобы избежать утечек информации изнутри. В особенности это касается персональных данных, к работе с которыми допускаться должны не все сотрудники.

Мобильность ЭДО

Для работы с ЭДО можно использовать не только компьютер, но и смартфон, планшет или ноутбук. Достаточно скачать приложение или войти через браузер в сервис, проведя предварительно несколько настроек.