22.06.2021

Как вести себя при выемке и осмотре документов ФНС, чтобы не навредить компании

Достаточно часто при налоговой проверке из-за ошибок в поведении сотрудников компании не удается доказать нарушения инспекторов. Чтобы впоследствии получилось оспорить то, как проверяющие провели мероприятия, необходимо собрать доказательства незаконности выемки или осмотра.

Выемка: инспекторы сначала направляют налогоплательщику требование представить те или иные документы. Если компания бумаги не представит в срок, налоговики проводят выемку.

Попросите инспекторов показать документы с обоснованием выемки

• Чтобы изъять документы и предметы, нужно постановление (Приложение № 23 к приказу ФНС от 07.11.2018 № ММВ-7-2/628@). Выносит постановление инспектор, который непосредственно проводит выездную налоговую проверку, а утверждает его руководитель инспекции. В документе проверьте обоснования. Аргументируют правомерность выемки 3 факта:

1. Компания отказалась представить документы по требованию инспекции или не успела это сделать в срок (п. 4 ст. 93 НК РФ).
2. Инспекторы подозревают, что нужные им подлинники компания может уничтожить, подправить или перепрятать, мотивированно фиксируют это в постановлении.
3. Налоговики хотят провести экспертизу подписей на документах, поэтому требуют оригиналы.

• Выемку проверяющие должны мотивировать. Если обоснования в постановлении нет, выемку можно признать незаконной.

Пример: Налогоплательщик обжаловал постановление о назначении выемки, поскольку он не уклонялся от того, чтобы представить подлинники и копии документов. Все бумаги компания передала проверяющим. Суд поддержал компанию. Он отметил: инспекция не доказала, что плательщик предпринимал попытки скрыть или уничтожить бумаги. В тексте постановления о выемке инспекторы не раскрыли обстоятельства, которые привели к изъятию документов. Формальная ссылка на нормы НК РФ, которые позволяют проверяющим изымать документы, — само по себе не основание для производства выемки (Постановление АС Центрального округа от 12.02.2019 по делу № А54-2414/2018).

Пример обоснования выемки: — необходимо провести почерковедческую экспертизу. В ходе проверки инспекторы заподозрили фиктивность сделки и обнаружили визуальное несовпадение подписей руководителей контрагентов на документах. Суд признает выемку законной (Постановление Президиума ВАС от 26.04.2011 по делу № А67-20/10).

Если компания по требованию налоговиков в срок не представит бумаги, ее оштрафуют за каждый непредставленный документ.

• Запросите список изымаемых документов и предметов у инспекторов. Несмотря на то, что перечень изымаемых бумаг должен быть указан в постановлении, судебная практика по оспариванию выемки разная.

Пример №1. В этом деле суд не счел за нарушение, что перечня не было в постановлении. По его мнению, инспекция не знала, какие именно документы ведет компания в бухучете, их точный состав и объем. Поэтому ИФНС заранее не могла предположить, какие документы относятся к предмету проверки, а какие бумаги потребуется изъять. Выемка проходила на территории налогоплательщика. Все действия по изъятию сотрудники компании контролировали: доставляли документы в комнату переговоров, составляли опись и упаковывали в полиэтиленовые пакеты (Постановление АС Восточно-Сибирского округа от 15.08.2018 по делу № А19-20216/2017).

Пример №2. Здесь суд поддержал компанию, счел изъятие документов незаконным. Компания отказалась представлять договоры с пациентами со ссылкой на врачебную тайну. Некоторых документов, которые запрашивала инспекция, у компании не было. Но инспекторы все равно оштрафовали компанию. Суд сделал вывод, что медицинские документы мог истребовать только суд, и отменил штраф (Решение АС Новосибирской области от 18.06.2019 по делу № А45-30117/2017).

Внесите замечания в протокол

• Не отказывайтесь подписывать протокол. Нарушения инспектора зафиксируйте в нем.
• Если на момент проверки в компании нет директора, главбуха или юриста, то внести замечания могут и другие сотрудники. Ведь в протоколе они все равно будут заявлены как присутствующие лица. Для этого им придется контролировать действия инспекторов.

• Если на месте присутствует уполномоченное лицо организации, например главбух, он может скрепить печатью пакеты, в которые проверяющие сложат все изъятые документы и предметы.
• Если сотрудник компании не хочет открывать помещения и иные места, где могут быть документы и предметы, то инспекторы вправе сделать это самостоятельно (п. 4 ст. 94 НК РФ). Но они не должны повреждать замки, двери и другие предметы без необходимости (Постановление АС Московского округа от 26.02.2019 по делу № А40-44774/2018).
• Если у компании есть замечания по вскрытию помещения, это следует отразить в протоколе.
• Суд признает выемку законной независимо от того, был ли на месте директор или нет.

Например: Судьи отметили, что НК РФ не обязывает заблаговременно уведомлять налогоплательщика о производстве выемки. Именно эффект неожиданности приносит максимальный результат на проверке. Выемка длилась почти 3 часа. У руководителя организации было достаточно времени, чтобы прибыть в офис и присутствовать при проведении мероприятий налогового контроля (Постановление АС Московского округа от 18.03.2019 № А40-67554/2018).

Попросите вернуть документы и предметы

Выемка законна, даже если ее провели в офисе работника-понятого.

• Если суд признал выемку незаконной или отпали основания удерживать документы, это дает право организации требовать от инспекции вернуть бумаги, хотя НК РФ не предусматривает такую возможность.

Пример: У компании изъяли сервер. Налоговики несколько раз предлагали сотруднику компании прийти в ИФНС со своими техническими средствами и скопировать данные, которые были необходимы для работы. Представители фирмы пояснили, что для этого компании нужно было бы купить второй такой сервер, что является затратным для организации. Проверяющие передали сервер экспертам, и через некоторое время ИФНС получила результаты исследования. Забрать свое имущество налоговики предложили компании только через 2 месяца. Организация обжаловала бездействие инспекторов, которое выразилось в уклонении от возврата сервера после проведения экспертизы. Суд заявил, что НК РФ не ограничивает инспекцию по срокам возврата документов и предметов после завершения проверки. Но после того как инспекторы получили полные материалы экспертного заключения, оснований удерживать сервисные хранилища у них не было. Суд признал бездействие налоговых инспекторов незаконным (Постановление АС Московского округа от 04.10.2018 по делу № А40-191145/2017).

• Проверяющие зачастую изымают жесткие диски. На территории налогоплательщика информацию они не копируют из-за большого объема сведений. Если компанию лишили электронных носителей, обратитесь в ИФНС с заявлением об их возврате. Если налоговики отказали, то решение можно оспорить. С заявлением о копировании информации можно обратиться, если компании она потребовалась в срочном порядке. Для этого необходимо приехать в инспекцию с резервным носителем. Процедуру инспекторы зафиксируют в акте.

Выемка возможна и после проверки

• Инспекция вправе потребовать у компании документы и предметы в рамках дополнительных мероприятий налогового контроля (абз. 3 п. 6 ст. 101 НК РФ).

• Если компания требование в срок не исполнит, у проверяющих появится право провести выемку предметов и документов (п. 4 ст. 93 НК РФ).
• Если налогоплательщик затянет время и представит документы и предметы уже после составления справки по результатам проверки, выемку проверяющие все равно проведут (Постановление Президиума ВАС от 10.04.2012 по делу № А55-5386/2011).

Осмотр: налоговики вправе осмотреть помещения налогоплательщика. Это могут быть любые производственные, складские, торговые и иные помещения и территории, арендуемые офисы, которые компания использует для извлечения дохода, а также документы, предметы и даже транспортные средства. Уделяют внимание инспекторы электронно-цифровым файлам и программам, которые содержат сведения по бухгалтерскому, складскому и торговому учету, делопроизводству.

Предоставьте доступ к помещениям и документам, которые инспекторы хотят осмотреть

• Если проверяющие вынесли постановление о проведении выемки, они могут на этом основании провести осмотр помещений. Отдельное постановление для этого им не нужно (Постановление АС Московского округа от 06.11.2018 № А40-13608/2018). Для доступа на территорию налоговики предъявят свои служебные удостоверения и решение о проведении выездной проверки.
• Если инспекторы решили провести осмотр в рамках камеральной проверки декларации по НДС, то помимо служебных удостоверений они обязаны предъявить мотивированное постановление. Документ утверждает руководитель инспекции или его заместитель (ст. 91, 92 НК РФ).

Проверьте, как инспекторы оформили протокол осмотра

• По итогам осмотра помещений и территорий инспекторы составляют протокол (Приложение № 16 к приказу ФНС от 07.11.2018 № ММВ-7-2/628@). Так же как и выемку, осмотр проводят в присутствии 2-х понятых (ст. 92 НК РФ). Если осмотр инспекторы проведут без участия понятых или в протоколе понятой будет 1, то процедуру можно обжаловать. Суд исключит протокол из числа доказательств по делу (Постановление АС Восточно-Сибирского округа от 05.05.2017 по делу № А78-8226/2016).
• За незаконный отказ в доступе инспекторов на территорию организации руководителя или должностных лиц оштрафуют на 10 тыс. руб.
• При осмотре территорий налоговики могут проводить фото- и видеосъемку. Снимки, негативы, видеозаписи и иные материалы, которые инспекторы получили в ходе осмотра, должны приложить к протоколу (ст. 99 НК РФ).
• В протокол осмотра можно вносить замечания. Заявить о них можно перед началом, в ходе либо по окончании осмотра территорий, помещений, документов и предметов.
• Если в ходе проверки компания препятствует доступу сотрудников налоговой инспекции к своим территориям и помещениям, руководитель проверяющей группы составит об этом акт. Документ должны подписать обе стороны. Если представитель организации откажется от подписи, руководитель проверяющей группы сделает об этом запись в акте (ст. 91 НК РФ). На основании акта инспекторы самостоятельно рассчитают налоги.