17.07.2021

С июля штрафовать за ошибки в СЗВ-М стали жестче

Идите до конца в спорах с Пенсионным фондом. Даже если Вам не удастся штраф отменить, велика вероятность снизить его размер в разы. Это подтверждает судебная практика последних лет.

Правило «найди ошибку раньше ПФР» больше не действует

За просрочку, несдачу или ошибки в СЗВ-М ПФР штрафует компанию или ИП на 500 руб. за каждого сотрудника (ч. 3 ст. 17 Федерального закона от 01.04.1996 № 27-ФЗ).

• Как было. Работодателя не штрафовали, если он сам обнаружил и исправил ошибку: подал дополняющую или отменяющую форму СЗВ-М.
• ПФР же считал, что корректирующие формы нужно предоставлять в пределах установленного срока (письмо ПФР от 28.03.2018 № 19–19/5602). Много споров возникало из-за «забытых» сотрудников.
• В судебный практике на этот счет единого мнения нет. Большинство судов, в т. ч. и ВС, стимулируют работодателей самостоятельно выявлять ошибки, поэтому отменяют штрафы (постановления Арбитражного суда Северо-Западного округа от 06.04.2020 № Ф07-2720/2020 по делу А56-79354/2019, Поволжского округа от 09.06.2020 по делу № А57-15279/2019, определения Верховного суда от 20.12.2019 № 306-ЭС19-23114, от 05.09.2018 № 303-КГ185702).

• Суды поддерживали работодателей и отменяли штрафы, если СЗВ-М дополняли после уведомления ПФР. Когда компания исправляла ошибку в первоначальных сведениях и представляла дополняющую форму в срок, она реализовывала свое право. Поэтому штрафовать ее не за что (определение Верховного суда от 05.07.2019 № 308-ЭС19-975).
• Суды не считали за ошибку и то, что вместо дополняющей формы присылали исходную (постановление Арбитражного суда Уральского округа от 18.06.2020 по делу № А47-18345/2019).
• Как будет с 27 июля 2021 года. Минтруд поменял правила. Теперь успеть исправить ошибку нужно в течение 5 рабочих дней и до срока сдачи первого отчета, чтобы избежать штрафа (п. 40 Инструкции, утв. приказом Минтруда от 22.04.2020 № 211н). Это значит, если компания обнаружит ошибку раньше ПФР, но за пределами отчетных сроков, штрафа не избежать. Придется подавать отчет заранее. Например, не 15-го, а 5-го числа каждого месяца. Если уложиться в сроки исправления не удастся, можно попытаться снизить размер штрафа.
• Как исправить частые ошибки в СЗВ-М.

Обстоятельства, помогающие снизить штраф

Важно перечислить как можно больше смягчающих обстоятельств. Суды услышат аргументы, которые привел КС в постановлениях от 19.01.2016 № 2-П, от 25.02.2014 № 4-П.

• Обстоятельство 1. Опоздали незначительно или впервые. Если в компании большой штат работников, то сумма штрафа за не вовремя сданную отчетность влетит в копеечку. Поэтому важно снизить размер санкций и сослаться на смягчающие обстоятельства. Суды идут навстречу тем компаниям, которые признают вину, но опоздали впервые или на несколько дней.

Пример №1: Работодателю, который просрочил отчет на 2 дня, штраф в размере 189 500 руб. снизили вдвое (постановление Арбитражного суда Московского округа от 12.12.2018 по делу № А40-45920/2018).

Пример №2: Компания, провинившаяся впервые, смогла снизить штраф в 4 раза (постановление Арбитражного суда Восточно-Сибирского округа от 22.12.2017 № Ф02-6776/2017).

Пример №3: Другой суд учел не только незначительный пропуск — 1 день, но и то, что компания совершила правонарушение впервые. Поэтому штраф снизили в 10 раз, и он составил 2350 руб. (постановление Арбитражного суда Центрального округа от 04.09.2019 № Ф10-3495/2019 по делу № А83-2432/2019).

• Обстоятельство 2. Большой штат работников. Может случиться так, что это обстоятельство повлияет на суд.

Например, 427 застрахованных сотрудников позволило снизить штраф в 10 раз (определение ВС от 21.03.2019 № 310-ЭС19-1213 по делу № А14-1736/2018).

• Помимо этого суды принимают к сведению то, что нарушение не привело к негативным последствиям, например к убыткам от индексации пенсий. Если не отразить в СЗВ-М работающих пенсионеров, Фонд может переплатить из-за этого пенсию, а ущерб взыщут с компании (определение ВС от 14.02.2020 № 301-ЭС19-27687).
• Обстоятельство 3. Болезнь ответственного за отчетность работника. Сотрудник может опоздать с отчетом из-за болезни. Это нужно подтвердить больничным листом. Суд в подобных обстоятельствах снизил размер штрафа в 10 раз — до 19 500 руб. (постановление Арбитражного суда Московского округа от 16.11.2018 № Ф05-17103/2018).

Как отменить штраф

Ниже собраны наиболее часто встречающиеся основания для спора с ПФР. Но это не все основания, по которым компания может оспорить штраф.

• Основание 1. Опечатка в периоде. Суды не поддерживают ПФР, если работодатель перепутал отчетный период.

Пример: Компания вовремя направила СЗВ-М. В поле для номера отчетного периода вместо «08» (август) указали «07» (июль). Отчет скорректировали, но ПФР все равно оштрафовал. Верховный суд решил, что это неправомерно (определение от 22.01.2018 № 301-КГ17-20550):

— сведения за июль направили ранее и вовремя;

— отчет за август с ошибкой в поле для номера направили с пометкой «исхд»;

— в акте проверки компания пояснила, почему так произошло.

Инспекторы должны были понять, что вовремя сданный отчет — за август, а не за июль.

• Основание 2. Технический сбой. Штраф отменят, если сможете доказать, что неисправность в системе произошла по вине ПФР. Дата сдачи отчетности — это день, когда документ принял оператор.
• Если отправили СЗВ-М вовремя, а ПФР примет его позже и обвинит в просрочке работодателя, штраф неправомерен. При этом важно собрать доказательства — справку о приеме отчета оператором электронной отчетности.

Пример: Компания не смогла вовремя сдать отчет и получила штраф. Причиной стал технический сбой в системе ПФР. Причем оператор ЭДО принимал документы, но в фонд они не доходили. Верховный суд согласился с предыдущей инстанцией, которая отменила штраф (определение от 08.08.2019 № 309-ЭС19-12439).

• Если технический сбой произойдет со стороны компании, отменить штраф будет сложнее. А вот попытаться снизить его размер точно стоит.

Пример: Ремонтные работы в бухгалтерии помешали сдать отчет вовремя. Суд уменьшил штраф вдвое, так как опоздание с СЗВ-М не привело к неблагоприятным последствиям (определение ВС от 16.07.2019 № 301-ЭС19-11216 по делу № А43-18123/2018).

• Основание 3. Техническая ошибка в СНИЛС. Суды приходят к выводу, что в СЗВ-М важно только правильно указать ФИО и ИНН сотрудников. Ошибку в фамилии, которая не соответствует СНИЛС, оспорить уже сложнее.

• Если ФИО не исправить, штрафа не избежать (постановление Арбитражного суда Волго-Вятского округа от 22.03.2021 по делу № А43-49680/2019).
• Суд может снять взыскание, если запутаетесь в ФИО иностранного работника (постановление Арбитражного суда Дальневосточного округа от 23.03.2021 по делу № А59-2324/2020).
• Основание 4. Не получили обратную связь от ПФР.

• Суд отменит штраф, если ПФР не пришлет уведомление об устранении ошибок в 5-дневный срок (постановление 9-го Арбитражного апелляционного суда от 30.05.2019 № А48-108/2019). Или затянет с взысканием. Составлять акт и выставлять требование нужно вовремя.
• Суд отменит штраф, даже если компания реально виновата (постановление Арбитражного суда Уральского округа от 27.09.2019 по делу № А34-2099/2019).

Обратите внимание! У компании есть 15 рабочих дней на подачу письменных возражений в ПФР и 3 месяца на то, чтобы первыми обжаловать решение ПФР через суд.

Когда отменить штраф не поможет даже суд

Чтобы ошибки в отчете не приводили к печальным последствиям, их лучше выявлять перед отправкой. Сейчас ПФР проводит сверку с РСВ и СЗВ-СТАЖ.

• Расхождений между СЗВ-М и СЗВ-СТАЖ быть не должно. Если кого-то отразили в СЗВ-СТАЖ, то за каждый месяц его работы нужно сдавать СЗВ-М (п. 2.2 ст. 11 Федерального закона от 01.04.1996 № 27-ФЗ). Фонд потребует добавить забытых работников и скорректировать отчеты.

Пример: Суд поддержал ПФР в споре с компанией, которая не стала исправлять СЗВ-СТАЖ (постановление Арбитражного суда Восточно-Сибирского округа от 25.01.2021 № Ф02-6423/2020 по делу № А19-24420/2019). Работодатель настаивал на том, что не внесли некоторых сотрудников с СЗВ-СТАЖ, потому что они прогуливали. А когда появились, то их уволили. Суд указал, что время прогула нужно учитывать при подаче СЗВ-СТАЖ, если трудовой договор еще действует.

Код ошибки	Где ошиблись	Как исправить
«ВВСЗЛ.ОП.1.9»	Указали неверный ИНН сотрудника	Возьмите ИНН из свидетельства о постановке на учет физлица или уточните этот реквизит через специальный сервис ФНС
«ВСЗЛ.Б-АНКЕТА.1.1»	Поставили ошибочный СНИЛС сотрудника	Проверьте, совпадает ли номер СНИЛС с карточкой обязательного пенсионного страхования или уведомления АДИ-РЕГ, которые предоставлял сотрудник. Исправьте данные в учетной программе и отправьте еще один отчет с типом формы «доп» в ПФР
«ВСЗЛ.ФИО.1.1»	Не указали ФИО сотрудника	Внесите в учетную программу ФИО забытого сотрудника. Отправьте еще один отчет с типом формы «доп» в ПФР