27.08.2021

Закончился переход на электронные трудовые книжки: как работать с новым форматом

Электронная трудовая книжка (ЭТК) — это цифровой документ, который полностью заменяет бумажный аналог. Из нее можно узнать место и периоды работы, должность и квалификацию, даты приема и перевода, основания увольнения. Вся информация хранится в ПФР.

О минусах «цифровой» книжки спорят многие. Противники нового порядка считают, что реестр ПФР легко взломать и внести искаженные данные в базу. К тому же вести и бумажные, и электронные документы энергозатратно. Они увеличивают нагрузку на работодателя. Тем не менее, у нового порядка есть множество плюсов:

• Цифровую книжку нельзя потерять. Больше не придется собирать справки от работодателей и ПФР, чтобы подтвердить стаж работы. Все сведения будут в специальной базе.
• Не нужно платить компенсацию. Работодателю больше не придется судиться с сотрудниками за задержку или невыдачу трудовой книжки. К тому же компания больше не сможет манипулировать угрозами о невыдаче книжки.
• За пенсию можно не беспокоиться. Теперь все отчисления в ПФР будут формироваться автоматически, без помощи отдела бухгалтерии. Это позволит работодателю избежать лишних штрафов при проверке ГИТ.
• Ошибок в документах станет меньше. За каждую неверную или неточную запись штрафуют инспекторы ГИТ. Цифровая книжка позволит избежать ошибок и опечаток в документе и снизит штрафы при проверке.

Обратите внимание! Изменить свое решение и написать заявление о переходе на электронный учет работник может в любой момент. Отказать ему в этом нельзя. Но, если работник уже перешел на ЭТК в 2020 году, то перейти обратно на бумажную версию по закону он уже не имеет права.

Работа кадровика с электронными трудовыми книжками в 2021 году

• Проверьте, внесены ли изменения в локальные акты:

• Пропишите в ПВТР новое условие о документах, которые сотрудник предоставляет при приеме на работу. Теперь при трудоустройстве работник может предоставить не только трудовую книжку, но и сведения о трудовой деятельности, которые он получил в ПФР или у предыдущего работодателя.
• Проанализируйте локальные акты компании. При необходимости внесите изменения в действующие документы и проверьте:

• положение об оплате труда;
• трудовые договоры сотрудников;
• коллективный договор компании;
• регламент работы кадровой службы организации и иные локальные нормативы.
• Пропишите в ПВТР, что если новый работник не перешел на электронный формат, то при приеме на работу он обязан предоставить в компанию бумажную трудовую книжку. Если он отказался от бумажного документа, он обязан предъявить при приеме на работу сведения о деятельности по форме СТД-Р или СТД-ПФР.
• Проверьте есть ли у сотрудников корпоративный адрес электронной почты отдела кадров. Сведения о трудовой деятельности работников по их заявлениям нужно будет выдавать не только в бумажном, но и электронном виде. При этом у сотрудника должна быть возможность направить работодателю подобное заявление на электронную почту. Чтобы выполнить эту обязанность, установите адрес корпоративной электронной почты, на который работники смогут присылать заявления.
• Обеспечьте техническую готовность организации, чтобы подавать новый отчет в ПФР. Новый отчет в ПФР по форме СЗВ-ТД обязаны сдавать все работодатели. В ПФР необходимо передавать сведения о кадровых процедурах в отношении всех работников, которые работают по трудовому договору в компании. Новый отчет СЗВ-ТД работодатели представляют уже с 1 января 2020 года ежемесячно не позднее 15-го числа месяца, который следует за отчетным.

Обратите внимание! С 1 января 2021 года сведения по форме СЗВ-ТД кадровики подают не позднее следующего рабочего дня после даты издания приказа о приеме либо об увольнении сотрудника. А в случае других кадровых изменений, например, при переводе на другую должность, сведения продолжайте подавать ежемесячно 15 числа (п. 1.8 порядка, утв. постановлением Правления Пенсионного фонда от 25.12.2019 № 730п).

Как подтвердить стаж в новом документе в 2021 году

• При приеме на работу кандидат предоставляет работодателю трудовую книжку. Если он уже отказался от ведения бумажной трудовой, то сведения о рабочей деятельности за предыдущие годы он сможет получить:

• в территориальном отделении ПФР;
• в многофункциональном центре;
• у бывшего работодателя;
• на портале Госуслуг.
• Электронную выписку можно получить через личный кабинет после регистрации на портале Госуслуг. Сведения могут быть оформлены в виде скана бумажной выписки, которую пересылают на электронную почту пользователя. Выписка заверяется электронной подписью ПФР и является юридически значимым документом.

Внимание! При уходе сотрудника из компании — выдайте ему справку о трудовой деятельности за весь период работы. Документ составляется на бумажном носителе и заверяется.

• Если не выдать справку по форме СТД-Р, то работодателя привлекут к административной ответственности. Подготовьте уведомление и согласие сотрудника на отправку сведений о его деятельности по аналогии с правилами выдачи трудовой книжки.

Не забудьте! Выдавая справку СТД-Р, взять заявления с работника, даже когда он увольняется. Нужно это для того, чтобы он мог выбрать, в каком формате ему удобно получить справку: лично или по электронной почте.

Рекомендуем! Для более быстрого написания заявлений, составьте заранее их шаблоны и разместите на корпоративном сайте или стенде рядом с отделом кадров.

Как сделать запись в трудовой книжке о переходе на ЭТК в 2021 году

Если сотрудник отказался от бумажной трудовой книжки в 2021 году и записал заявление о переходе на электронную, то кадровик обязан отдать ему бумажный бланк на руки.

• В бумажный документ нужно внести запись в следующем порядке:

• в графе 1 — поставьте порядковый номер записи;
• в графе 2 — дату выдачи трудовой книжки на руки;
• в графе 3 — «Подано письменное заявление (ФИО) о предоставлении ему (ей) работодателем сведений о трудовой деятельности в соответствии со ст. 66.1 ТК РФ (ч. 2 ст. 2 Федерального закона от 16 декабря 2019 года № 439-ФЗ)»;
• в графе 4 — поставьте дату подачи заявления с указанием числа, месяца, года.
• Запись о переходе на электронную трудовую книжку необходимо заверить. Сделать это можно так же, как при выдаче бумажной книжки при увольнении (письмо Минтруда России от 16.03.2020 № 14-2/В-267).

Ответственность за нарушение новых правил ведения трудовых книжек

С 1 января 2021 года применяется ответственность за нарушение новых правил (ст. 15.33.2 КоАП РФ).

• Если работодатель не предоставит сведения о кадровых мероприятиях в отношении работника в информационную систему ПФР либо предоставит данные в искаженном виде, то должностных лиц ждет санкция в виде предупреждения или штрафа.

Обратите внимание! Скрыть факт искажения данных в документах не получится — ПФР автоматически будет передавать информацию о нарушениях в Роструд. Он же и будет составлять и рассматривать протоколы об административных правонарушениях.

• Если работодатель вынуждает работников перейти на электронный формат, то ГИТ оштрафует работодателя при плановой проверке или при внеплановой проверке по жалобе сотрудника. Но сотрудник должен это доказать в суде – подтвердить, что представитель работодателя именно вынудил его написать заявление о выборе электронной трудовой книжки, а не просто помог написать корректные формулировки.
• Размер штрафа составит (ч. 1 и 2 ст. 5.27 КоАП РФ):

• 1-5 тыс. руб. - для должностных лиц;
• 30 - 50 тыс. руб. - для юридического лица.
• За повторное нарушение:

• для руководителя или должностного лица — штраф на сумму 10 - 20 тыс. руб. или дисквалификацию на срок 1 - 3 лет;
• для юридического лица — штраф на сумму 50 - 70 тыс. руб.

Регистрация ЭТК в книге учета

Регистрировать электронные трудовые книжки в книге учета НЕ нужно. Вести ЭТК будет ПФР. А собирать сведения о трудовой деятельности сотрудников и передавать их в электронном виде в ПФР должен работодатель (ст. 66.1 ТК РФ).