14.09.2021

Как оформить отказ работника подписывать кадровые документы

Если работник отказывается подписать односторонние кадровые документы, например приказ или уведомление, составляйте акт. Отказ подписать двусторонние документы, например допсоглашение к трудовому договору, подтвердить таким актом нельзя, но есть исключение.

Форма составления акта об отказе и его содержание

• Если работник отказывается подписывать односторонние кадровые документы, например приказы и распоряжения работодателя, уведомления, локальные акты, составьте акт об отказе в простой письменной форме. Каких-либо законодательных требований к оформлению такого акта нет, поэтому его можно составить в произвольном виде.

Работники иногда ссылаются на ГОСТ Р 7.0.97–2016 по организационно-распорядительной документации, считая, что такой акт не имеет юридической силы. Но данная позиция ошибочна. Указанный ГОСТ носит рекомендательный характер, поскольку документы национальной системы стандартизации применяют на добровольной основе (ст. 26 Федерального закона от 29.06.2015 № 162-ФЗ «О стандартизации в Российской Федерации»).

Каких-либо жестких требований к содержанию акта законодательство также не предъявляет. Главное — чтобы акт позволял подтвердить основные имеющие значение обстоятельства:

• опишите в акте действие, которое совершили или планировали совершить, например, «работнику был предъявлен для ознакомления под подпись приказ о командировке»;
• напишите про реакцию работника: от чего именно отказался — от ознакомления вообще или только от подписания. Даже если работник буквально убежал из переговорной — пусть сотрудник отдела кадров напишет и об этом;
• отразите последующие действия работодателя, например «зачитал вслух содержание документа, с которым пытался ознакомить», и дополнительно проставить:
• дату, время и место составления;
• Ф. И. О., должности составителя и лиц, которые присутствовали при составлении;
• подписи составителя и свидетелей.

Сроков, в которые нужно составить акт об отказе, в законе нет. Но советуем составлять его как можно скорее после соответствующего события. Если составить акт по прошествии длительного времени, то может возникнуть вопрос о его фальсификации.

Критерии выбора свидетелей для заверки акта об отказе

• При попытке ознакомить работника с документом необходимо, чтобы присутствовали свидетели. Их данные и подписи в акте необходимы, чтобы удостоверить изложенные факты. Укажите как минимум 2-х свидетелей. Это могут быть как другие работники, так и любые лица — охрана на входе, сотрудники подрядных организаций.
• Но поскольку в случае спора свидетелей могут вызвать в суд для дачи показаний, то выбирайте в свидетели тех лиц, которые отвечают следующим критериям:

• будут реально присутствовать на всех этапах попытки ознакомить работника с документом. Типичная ошибка — акт подписывают «свидетели», которые зашли в комнату позже или знают ситуацию с чьих-то слов;
• смогут впоследствии дать показания в суде. Не привлекайте в качестве свидетеля лицо, которое в будущем будет недоступно, например работника, который часто бывает в командировках или собирается уехать в длительный отпуск за границу. По этой же причине лучше воздержитесь от свидетелей-иностранцев - в суде неминуемо встанет вопрос о том, все ли они поняли;
• обладают моральной и психической устойчивостью. Максимально воздержитесь от привлечения в качестве свидетелей лиц, которые могут быть прямо или косвенно заинтересованы — близких коллег и друзей работника, а также лиц, которые по своему эмоциональному состоянию являются нестабильными и могут «поплыть» в суде.
• Знакомить работника с актом о его отказе подписать документы необязательно. Акт нужно приложить к документу, о котором в нем идет речь, и при необходимости показать проверяющим из ГИТ.

Акт об отказе подписи двустороннего соглашения

Если работник не согласен подписывать двустороннее соглашение, например, о полной материальной ответственности или о расторжении трудового договора, то составлять акт об отказе бессмысленно. Он не будет иметь правового значения, поскольку работнику достаточно просто «не хотеть» подписывать документ, который требует его согласия на изменение условий работы. Но есть исключение, при котором акт будет фиксировать именно отказ работника оформить уже достигнутые договоренности, а не менять условия труда.

• Чтобы заключить, изменить или прекратить трудовой договор и прочие подобные двусторонние документы, необходимо получить согласие обеих сторон и оформить в письменном виде. Если подписи работника под таким документом нет, значит, стороны не достигли соглашения.
• Акт об отказе подписать двустороннее соглашение будет иметь юридическую силу, если ранее компания достигла соглашения с работником в иной форме. Например, в связи с распространением коронавирусной инфекции Минтруд в своих рекомендациях допустил переводить на дистанционную работу и подписывать в период такой работы кадровые документы путем обмена электронными образами документов с последующим оформлением на бумажном носителе (Письмо Минтруда от 27.03.2020 № 14–4/10/П-2741).
• На практике появились случаи, когда работники в период пандемии договорились о чем-то с работодателем, подтвердили согласие в электронной форме, но впоследствии отказались оформить документы на бумаге. Такой отказ имеет смысл заактировать. Правило, что без подписи работника соглашение не заключено, в данном случае работать не будет. В этой ситуации помимо пунктов, описанных выше, в акте необходимо указать предысторию вопроса:

• работодатель и работник ранее достигли соглашения;
• у работодателя есть согласие работника в электронной форме, но работник отказался проставить живую подпись;
• укажите, что на протяжении пандемии обе стороны фактически соблюдали договоренность.

Такой акт будет фиксировать отказ работника именно оформить уже достигнутые договоренности, а не отказ изменить условия труда.

Когда не нужно составлять акт об отказе работника подписать кадровые документы

• Акт об отказе от подписания не нужен, когда речь идет об увольнении работника. Если приказ или распоряжение о прекращении трудового договора невозможно довести до сведения работника или работник отказывается ознакомиться с ним под подпись, на приказе или распоряжении необходимо проставить соответствующую запись.
• В данном случае работодатель не составляет акт об отказе, а на самом документе в месте для подписи работника от руки указывает: «ознакомить работника с приказом не удалось, поскольку работник отказался читать и подписывать приказ 01 июня 2021 года в 15 часов 10 минут» (ч. 2 ст. 84.1 ТК РФ).

• Схема действий в зависимости от того, какой документ работник отказался подписать.