19.09.2021

Рабочее совещание: как провести его правильно и с максимальной пользой

Один час личного общения с подчиненными может заменить недельную переписку. Лучше всего собрать сотрудников в офисе и, глядя в глаза, рассказать о задачах бизнеса, а заодно и получить обратную связь. Руководитель, размахивающий руками и с огнем в глазах всегда более убедителен, чем обезличенный голос по телефону, не говоря уже о сухих строках сообщения.

Максимально систематизируйте совещание

• Проведение собраний нужно максимально систематизировать. В идеале такие вещи проводятся по графику, разработанному заранее. Если планерок и оперативок много и все они разные, то и график нужен подробный.

Например: каждую среду - совещание у директора, 25 числа каждого месяца - у начальника отдела продаж и так далее. Это идеальный вариант для большого штата. Для маленького бизнеса можно собираться с удобной периодичностью.

• Главное, чтобы участники совещания знали, что их каждую неделю вызывают на оперативку.

Алгоритм подготовки к совещанию

Для того чтобы встреча прошла с пользой, всегда готовьтесь к встрече.

• Составьте план совещания. Так Вы ничего не забудете и избежите сумбура при изложении задач. Нет плана - нет четкой структуры.
• Определите тайминг. Оптимальное время совещания - от 30 минут до 1 часа. Если общаться меньше - вряд ли получится охватить все рабочие вопросы и дать всем высказаться. Не можете уложиться в час - разбейте совещание на 2 части с небольшим перерывом - 5-7 минут;
• Подготовьте документы. Если нужны какие-то материалы - распечатайте их заранее, чтобы не прерывать для этого совещание. Сделайте копии для всех работников, которым это может понадобиться.
• Составьте список сотрудников, которых надо пригласить. Здесь все зависит от тематики и поставленных задач.
• Заранее предупредите сотрудников, которых хотите позвать. Лучше лично или по телефону. Сделаете рассылку - скажут, что не успели прочитать письмо.

Правила проведения рабочего совещания

Есть базовые правила, помогающие провести совещание с наибольшим эффектом.

• Не делайте встречу однобокой. Постройте собрание так, чтобы отработать как можно больше разных вопросов. Разбейте встречу на части:

• огласите план собрания: совсем кратко перечислите список вопросов повестки;
• вспомните прошлое совещание: какие задачи ставились, как идет их выполнения, какие возникают трудности;
• начните обсуждение с важных и срочных задач, постепенно переходя к менее значимым;
• проведите мозговой штурм, если нужно;
• попросите собравшихся задать интересующие вопросы, возможно, не все собравшиеся видят друг друга вне Вашего кабинета;
• завершите собрание обсуждением вопросов, не касающихся бизнеса напрямую: жизнь вне офиса, дни рождения сотрудников и так далее.
• Не превращайте оперативку в набор формальностей. Проводите встречу без протокольности и чрезмерной официозности. Но при этом ведите себя немного строже, чем обычно. Ставьте небольшой барьер между собой и подчиненными. Если в текущей обстановке про субординацию часто забывают, то на совещании этого делать нельзя. Но не перегибайте палку.
• Хвалите подчиненных. Не забывайте отмечать тех, кто хорошо поработал. Во-первых, это мотивирует людей работать лучше. А во-вторых человек видит, что его заслуги не остались незамеченными. Сделали хорошо и вовремя - похвалите, ошиблись - поругайте. Только не делайте исключений. Наказывать - так всех, никакого предвзятого отношения.
• Давайте всем право голоса. Всегда давайте высказаться всем собравшимся: после каждого пункта собрания спросите присутствующих, нет ли у них вопросов или замечаний. Как можно больше вовлекайте людей в процесс. Приучите их к тому, что вопросы можно и нужно задавать.

Если на собрании есть новички - уделите им чуть больше внимания, чем остальным. Новые работники могут элементарно стесняться высказывать свое мнение. А оно бывает весьма ценным - такие сотрудники имеют свежий взгляд на вещи, недоступный тем, кто много лет в деле. Обращайтесь к ним напрямую.

• Делайте лирические отступления. Если собрание длится более получаса, есть смысл пару раз отвлечься по ходу дела. Не бойтесь немного отвлечься и поведать собравшимся что-то на отвлеченные темы. Одна-две минуты времени погоды не сделают, а градус официальности и напряженности снимут.

Протокол, как фиксатор результатов совещания

Итогом собрания должен стать протокол оперативного совещания. Это мега важный документ, в котором записаны все ходы. Если все останется на словах - будьте уверены: половину поручений работники попросту забудут. Или сделают вид, что забыли.

• Если совещание объемное и задач много, то для ведения протокола пригласите помощника - пусть записывает задачи, указывает ответственных и фиксирует все сказанное участниками совещания. Если пришли 3-5 человек на 10 минут - справитесь сами и помощник не нужен. Сначала делайте пометки на листе бумаги или в блокноте, а потом оформите все, как положено. Можно открыть ноутбук и делать все в экселевской табличке - кому как удобно.
• В протоколе совещания нужно отразить следующее:

• дату собрания - сотрудники должны понимать, когда было совещание и могли бы ориентироваться в сроках;
• перечень задач – это самый главный пункт - все поручения должны быть сформулированы внятно и однозначно;
• список ответственных лиц: лучше составить протокол в виде таблички, где напротив каждого задания будут указаны фамилии сотрудников, ответственных за их выполнение;
• срок выполнения задания - в этой же таблице напротив фамилии работника укажите дату, когда поручение должно быть выполнено. Никогда не ставьте крайний срок. Если на выполнение работы дается месяц - укажите в протоколе 3 недели. Так Вы дисциплинируете работника и оставите себе и ему время для маневра;
• подписи участников совещания - это гарантия того, что человек ознакомлен с документом. Обязательно соберите автографы всех, кто присутствовал и кому были поручены задания.

Копии протоколов обязательно раздайте всем подчиненным, лучше в бумажном виде.

• Не пускайте выполнение поручений на самотек. Иногда зайдите и проверьте, как выполняются Ваши поручения, нет ли каких-то трудностей. Бывает, что работы, по каким-то причинам, буксуют, но сотрудники об этом никому не сообщают.