27.09.2021

Особенности выбора онлайн-кассы и работы с ней

Онлайн-касса — это важное звено деятельности, которое сильно влияет на успешную работу ИП или компании. В отличие от обычных кассовых аппаратов онлайн-кассы не только печатают чеки и сохраняют информацию на специальном накопителе данных, но также шифруют эти данные и передают их оператору фискальных данных (ОФД), который онлайн отправляет эту информацию в налоговую службу.

Как выбирать онлайн-касс

• Выбирать онлайн-кассу необходимо с учётом специфики бизнеса:

• Если Вы совмещаете онлайн и офлайн-точки продаж, то надо покупать ККТ в собственность и размещать в магазине, чтобы можно было на месте создавать чеки.
• Если работаете только в интернете, достаточно будет взять облачную кассу в аренду. Такая онлайн-касса тоже будет соответствовать всем законодательным нормам, и данные с неё будут поступать в ИФНС.
• При выборе ККТ обратите внимание на следующие критерии:

• тип устройства - есть недорогие кнопочные варианты, которые закрывают базовые задачи;
• автономность - если у магазина своя курьерская служба, понадобятся терминалы с аккумулятором;
• скорость печати - когда очередь 20-30 человек, то скорость печати чеков очень важна;
• габариты - в точке продажи можно поместить любое оборудование, а переносной вариант должен быть компактным;
• поддержка маркировки - в России многие товары можно продавать только после маркировки.

Использование облачной кассы

• Если самозанятый-ИП предоставляет услуги клиентам в дистанционном режиме, то проще взять облачную кассу в аренду. Облачная касса с возможностью печатать чеки обойдётся в 1,5-2,5 тыс. руб. в месяц. При необходимости можно даже создавать бумажные версии чеков, если под рукой есть стационарный или Bluetooth-принтер.

Обратите внимание! Многие компании, которые продают онлайн-кассы предпринимателям, предлагают бесплатно услуги настройки и подключения. Можно воспользоваться ими или вникнуть в процесс и решить задачу самостоятельно.

• Если ИП продвигает свой интернет-магазин, то можно использовать товароучётную систему в сочетании с облачной кассой. В EKAM и других сервисах реализована такая возможность и можно сэкономить на использовании двух услуг одновременно.
• Стоимость контрольно-кассовой техники зависит от потребностей предпринимателя и особенностей бизнеса:

• облачная касса стоит не более 3 тыс. руб. в месяц, не считая дополнительных услуг;
• за стационарный вариант с фискальным накопителем придётся единожды заплатить в среднем 15-20 тыс. руб.

Особенности работы с онлайн-кассой

• Если нарушить регламент создания и выдачи чеков, деятельность предпринимателя могут остановить на время разбирательства и наложить крупный штраф. Такие меры применяются к бизнесменам, которые допустили серьёзные правонарушения.
• Для подключения онлайн-кассы обязательно нужен расчётный счёт, который в банке открывают только при наличии документов на регистрацию в качестве ИП, уставной документации ООО и других форм юрлиц. Самозанятые могут открыть расчётный счёт, только если они совмещают НПД с ИП.
• Онлайн-кассу необходимо зарегистрировать с использованием квалификационной электронной подписи (КЭП). Данные обычно передаются в ФНС через ОФД. Если собираетесь открыть ИП, то без зарегистрированной ККТ осуществлять предпринимательскую деятельность не получится. Регистрировать онлайн-кассы лучше всего через сервисы-посредники, чтобы защититься от ошибок.

Например, популярный сервис EKAM предлагает облачные кассы для предпринимателей за 1500 рублей в месяц. Представители сервиса выпустят КЭП, зарегистрируют кассу в налоговой и помогут решить другие задачи.

• Вести предпринимательскую деятельность без ККТ запрещено, если только деятельность не попадает в список исключений. В остальных случаях зарегистрировать онлайн-кассу надо сразу после получения статуса ИП. Налоговая часто делает контрольные закупки и если сотрудники установят, что предприниматель или самозанятый действуют вразрез действующему законодательству, начнутся проблемы.

• Если действующий ИП с ККТ оформил самозанятость, есть несколько вариантов дальнейших действий с онлайн-кассой:
• можно оставить онлайн-кассу, потому что нет законодательных норм, регулирующих использование ККТ для самозанятых;
• можно перепродать онлайн-кассу, но процесс будет более сложный, чем продажа другой техники: надо снять онлайн-кассу с учёта и убедиться, что данные за предыдущий период работы в полном объеме ушли в налоговую.
• Фискальный накопитель не продается, потому что он привязан к одному владельцу. После снятия с учёта его надо хранить 5 лет, потому что налоговая может прийти с проверкой в любой момент. Храните фискальный накопитель в надёжном месте, чтобы в любой момент можно было считать с него данные.