24.11.2021

Сроки хранения договоров с поставщиками и контрагентами

Срок хранения договоров с поставщиками — это период, в течение которого в организации или ее архиве остаются государственные контракты. С 01.01.2022 такие даты пропишут в 44-ФЗ.

Зачем, где и сколько хранить договоры с клиентами — вопросы, имеющие большое значение для деятельности организации. Контракты и соглашения определяют обязательства сторон — самой компании и ее партнера.

Виды хранения документации

Выделяются два вида хранения документации в организации:

• Текущее хранение — соглашение сохраняется в оперативном доступе, пока идет его исполнение, а в случае возникновения спора — до его разрешения, в том числе в судебном порядке. Администрация компании самостоятельно определяет, сколько хранить договоры с контрагентами (не меньше установленного срока) и где держать такую документацию. Обычно обязанность по текущему хранению возлагается на юридический отдел, бухгалтерию или специально созданное для этого подразделение.
• Архивное хранение — начинается с момента передачи документа в архив, то есть после того, как исполнение по нему окончено и разрешены все споры между сторонами, а сколько лет хранятся договоры в архиве, определено приказом Росархива № 236 от 20.12.2019.

Зачем хранить договоры с поставщиками

• Текущее хранение необходимо для решения следующих задач:

• отслеживание этапов исполнения контракта, приемки ТРУ и их корректной оплаты;
• расчет налогов и платежей;
• разрешение споров с контрагентом, если такие возникают, поскольку основным документом, на который стороны ссылаются, обосновывая свою позицию в споре, является письменное соглашение.
• Архивное хранение требуется на случай проведения проверок со стороны различных контролирующих органов (налоговой службы и др.) и внутренних проверок организацией своей хозяйственной деятельности за истекшие периоды.

Как определить, срок хранения

• Законодательно не установлено, сколько хранятся договоры с поставщиками и подрядчиками в текущем порядке, этот период зависит от многих факторов, которые невозможно предусмотреть при разработке общей нормы, — от периода действия контракта, истории взаимодействия сторон. Когда речь идет об установленных сроках, имеют в виду только архивное хранение соглашений.
• Инструкция, как определить сроки хранения договоров на поставку продуктов или иных контрактов, состоит из следующих шагов:

• изучить документ, в отношении которого возник вопрос, и определить, к какому виду соглашений он относится;
• открыть приказ Росархива № 236 от 20.12.2019 и указатель видов документов в нем. Проверить 44-ФЗ;
• найти раздел, посвященный соглашениям, и в нем требуемый вид;
• найти пункт перечня типовых документов, который соответствует искомому документу, и посмотреть срок.

Важно! 360-ФЗ от 02.07.2021 вносит существенные изменения в Федеральную контрактную систему. С 01.01.2022 в ч. 15 ст. 4 44-ФЗ пропишут, сколько должны храниться договоры в организациях. 6 лет при условии, что они не сформированы, не размещены в ЕИС или на электронной площадке. Столько же придется хранить и документы, которые получены заказчиком при определении НМЦК, при обосновании такой цены. Исключение — за обоснования, включаемые в контракт в рамках ч. 4 ст. 93 закона о контрактной системе. Сейчас в ФКС приведен минимальный набор документов и сроки их хранения только для двух процедур — конкурса и закрытого аукциона (ч. 15 ст. 53, ч. 13 ст. 90 44-ФЗ).

Что делать, если срок не установлен Перечнем

Перечень содержит множество наименований контрактов и соглашений, но не все.

• Чтобы определить срок хранения, если конкретный тип не перечислен в приказе, следует обратиться к п. 11 Перечня. В таком случае период сохранности составляет 5 лет с 1 января года, следующего за годом окончания делопроизводства.

Ответственность за несоблюдение правил хранения

• За нарушение правил хранения, в том числе несоблюдение сроков, предусмотрена ответственность по ст. 13.20 КоАП РФ, предполагающая ответственность в виде штрафа:

• на граждан — от 1 до 3 тыс. руб.;
• на должностных лиц — от 3 до 5 тыс. руб.;
• на юридических лиц — от 5 до 10 тыс. руб.
• Недостаточно продолжительное хранение договоров в организации повлечет и санкции со стороны ФНС, например, в соответствии со ст. 126 НК РФ, которая предусматривает ответственность за непредставление документов при их истребовании в рамках проверки.