15.12.2021

Позаботьтесь о безопасности бизнеса при работе с удаленным бухгалтером

Все нижеперечисленные рекомендации могут быть применены не только при работе с удаленным бухгалтером, но также и при работе с бухгалтерской фирмой.

Храните все первичные документы у себя

Чаще всего предприниматели сталкиваются с ситуацией, когда удаленный бухгалтер пропадает, а все по Вашему бизнесу было у него. И тогда приходится восстанавливать бухгалтерский учет и не только.

• Помимо восстановления учета приходится делать еще и восстановление документов. Работа это очень трудоемкая и длительная, т.к. нужно связаться с каждым контрагентом и попросить его выписать дубликаты всех уже выставленных документов. При этом каждому придется объяснить причину такого запроса. И если поставщики еще нормально воспринимают просьбу о дубликатах, то клиенты недоумевают, а некоторые «под шумок» пробуют часть реализаций «зажать».

Рекомендуем:

1. Все оригиналы первичных документов хранить у себя в офисе или дома, передавая бухгалтеру только копии или скан-копии. Бухгалтеру для ведения учета не требуется видеть оригиналы документов.
2. Лучше потратить время на изготовление копий, чем на восстановление документов.

Храните учредительные документы у себя

Этот совет очень похож на предыдущий, только свидетельствует он о более высокой степени доверия своему бухгалтеру (или о большей наивности).

• Не передавайте оригиналы учредительных документов бухгалтеру, храните все у себя. Дело в том, что без учредительных документов Вы не сможете произвести ни одно регистрационное действие — нотариус без учредительных документов просто не заверит Вам ни одну форму. Под учредительными документами в данном случае подразумевается комплект документов, получаемых при регистрации фирмы:

• свидетельство о регистрации (о присвоении ОГРН),
• свидетельство о постановке на налоговый учет (о присвоении ИНН и КПП),
• устав.

Рекомендуем:

1. Передавать оригиналы учредительных документов по описи под роспись, если есть такая необходимость. Это особенно актуально для тех, у кого директор номинальный. Без учредительных документов Вы его даже сменить не сможете, если вдруг это потребуется (например, при блокировке счета в банке).
2. Обязательно сохранять себе скан-копии хорошего качества.

Имейте доступ к базе 1С или делайте себе ее копию

• Если вдруг Ваш бухгалтер на что-то обидится и пропадет вместе с базой 1С, то следующий бухгалтер обязательно потребует провести восстановление учета с 1 января текущего года, т.к. бухгалтер отвечает за составленную им отчетность, а составляется она нарастающим итогом с начала календарного года. Но не только обида может послужить причиной «пропажи» базы.
• К сожалению, большинство не очень квалифицированных бухгалтеров боятся передавать базу, т.к. в ней видны все их ошибки и неаккуратность ведения учета. Если Вы захотите такого бухгалтера поменять, будьте готовы, что базу Вам не отдадут.

Рекомендуем:

1. Позаботиться о базе заранее — забирайте себе архивную копию не реже 1 раза в квартал после сдачи отчетности.
2. Приобрести доступ в «облако» и хранить базу 1С там. Сейчас есть много облачных сервисов, предлагающих услугу аренды 1С, и стоимость таких сервисов доступна большинству компаний. Пусть Ваша база лежит в облаке, там Вы всегда сможете ее посмотреть сами или показать другому бухгалтеру на проверку, не ставя в известность своего текущего бухгалтера.

Храните у себя сканы сданной отчетности

• В начале работы попросите Вашего бухгалтера составить таблицу отчетности со сроками сдачи на текущий календарный год. По ней Вы будете сверять своевременную сдачу отчетности. Кстати, примерно в те же сроки Вам будет необходимо платить налоги, так что таблица будет очень полезна.
• Пусть Ваш бухгалтер после завершения отчетной кампании присылает Вам сканы сданной отчетности с подтверждением сдачи. Это даст Вам 2 преимущества:

• Вы лично убедитесь в том, что отчетность сдана и штрафов не будет;
• если Ваш бухгалтер исчезнет, то отчетность будет у Вас на электронной почте и не будет необходимости восстанавливать ее в ИФНС.

Регулярно проверяйте качество ведения учета

• Для проверки качества работы своего бухгалтера, если у Вас нет соответствующих знаний, привлеките к проверке другого бухгалтера. Отнестись аккуратно к подбору такого проверяющего, чтобы проверяющий-аудитор не хотел стать Вашим бухгалтером. Иначе Вы можете получить необоснованные претензии, выставленные исключительно с целью опорочить Вашего текущего бухгалтера и забрать у него работу. К сожалению, это довольно распространенная ситуация.
• Для получения достоверной информации выберите человека, который будет не заинтересован в работе у Вас — например, знакомого, который имеет хорошую высокооплачиваемую работу и не собирается с нее уходить, и не ищет подработку. Либо это может быть человек, в чьей профессиональной этике Вы не сомневаетесь.

Рекомендуем:

1. Проверить в базе следующие моменты:

• аккуратность ведения базы (нет ли красноты, дублей контрагентов, другие ключевые точки);
• аккуратность закрытия взаиморасчетов с поставщиками и покупателями (актуально для ОСНО и УСН 15%);
• соответствие оборотно-сальдовых ведомостей отчетности, имеющейся в базе (они должны совпадать).

Если эти пункты проверены и к ним нет серьезных замечаний, то, скорее всего, у Вас хороший бухгалтер. Если же есть замечания, очень важно понять, какую сумму доначислений (налогов, штрафов и пеней) они принесут.

2. Понять для себя, разовые ли это ошибки, по невнимательности, или же системные. От этого зависит, стоит ли дальше иметь дело с этим сотрудником, не подведет ли он Вас в будущем.
3. Проверить бухгалтера со следующей периодичностью:

• в первый раз бухгалтера рекомендуется проверить после первого отчетного периода;
• во второй раз — после первого годового отчета.

Далее можно либо довериться и не проверять, если все устраивает, либо проверять учет 1 раз в год, после сдачи годовой отчетности, если Вы недоверчивый руководитель.