31.01.2022

В 2022 году появилась возможность внедрять в компаниях кадровый ЭДО

Президент РФ подписал закон, вносящий поправки в трудовое законодательство в части определения порядка ведения электронного документооборота при приеме на работу сотрудников (Федеральный закон от 22 ноября 2021 г. № 377-ФЗ). Закон вступил в силу с 22 ноября 2021 года, за исключением некоторых положений, которые начнут применяться с 1 марта 2022 года.

• У работодателей появилась возможность внедрять в компании кадровый ЭДО.
• Трудовые договоры можно оформлять в электронном виде. Федеральный закон от 22.11.2021 № 377-ФЗ позволяет работодателям и соискателям дистанционно заключать трудовые договоры. Работодателям больше не придется вызывать сотрудников в отдел кадров, чтобы подписать документы. Делать это можно будет удаленно с помощью электронной подписи без дублирования на бумажном носителе.
• А вот приказы об увольнении оформлять в электронном виде — нельзя.

В ТК РФ появились новые статьи.

• Федеральным законом № 377-ФЗ от 22.11.2021 Трудовой кодекс РФ дополнили новыми статьями:
  • 22.1 «Электронный документооборот в сфере трудовых отношений»;
  • 22.2 «Порядок организации перехода на электронный документооборот и приема на работу к работодателю, использующему электронный документооборот в сфере трудовых отношений»;
  • 22.3 «Взаимодействие работодателя и работника посредством электронного документооборота в сфере трудовых отношений».

Кадровые документы можно оформлять в электронном виде без дублирования на бумажном носителе.

Кадровые документы можно оформлять в электронном виде без дублирования на бумажном носителе.

Кто переходит на ЭДО.

Переход на кадровый ЭДО — добровольный как для работодателей, так и для сотрудников (но не для всех).

• Если работодатель решил ввести КЭДО, действующие сотрудники могут работать с документами по старинке. Если они не согласятся на электронное оформление, кадровые документы для них надо будет по-прежнему оформлять на бумаге.
• А вот у новых сотрудников, которые впервые начнут работать в следующем году, возможности игнорировать КЭДО не будет. Они обязаны принять это при условии, что такая система введена у работодателя. Новых сотрудников работодатели должны будут информировать о наличии в компании электронного документооборота:
  • новые сотрудники, у которых на 31 декабря 2021 года уже есть трудовой стаж, при приеме на работу вправе дать согласие на взаимодействие с работодателем с помощью электронного документооборота;
  • кого примут на работу после 31 декабря 2021 года без трудового стажа от них такое согласие получать не нужно.
• Если работодатель решил внедрить в компании КЭДО, он должен издать об этом нормативный акт, например, специальное положение. В этом документе должны быть отражены следующие сведения:
  • об информационной системе, в которой будет идти КЭДО;
  • порядок доступа к информационной системе работодателя;
  • перечень электронных документов и категорий работников для КЭДО;
  • срок уведомления работников о переходе ЭДО;
  • дата введения ЭДО;
  • сроки подписания работником электронных документов и ознакомления с ними;
  • порядок проведения инструктажа работников по вопросам ЭДО;
  • исключительные случаи, когда документы будут на бумаге;
  • процедуры взаимодействия с профсоюзом.

Как идет обмен документами.

• Электронный документооборот (ЭДО) можно настроить и осуществлять с помощью следующих информационных систем:
  • Единой цифровой платформы в сфере занятости и трудовых отношений «Работа в России» (доступ к ней, в том числе, можно получить и на портале госуслуг);
  • через информационную систему работодателя, позволяющую обеспечить подписание электронного документа, его хранение, а также фиксацию факта его получения сторонами трудовых отношений.

Не все кадровые документы можно оформлять электронно.

• В ТК РФ есть перечень документов, которые НЕЛЬЗЯ составить в электронном виде. Это такие документы:
  • трудовая книжка;
  • сведения о трудовой деятельности работников (СТД-Р);
  • акт о несчастном случае на производстве № Н1;
  • приказ об увольнении работника;
  • журнал инструктажей по охране труда.
• Вот примерный список документов, которые МОЖНО составлять в электронном виде:
  • трудовой договор;
  • договор о материальной ответственности;
  • ученический договор;
  • договор на получение образования без отрыва или с отрывом от работы;
  • приказ о применении дисциплинарного взыскания;
  • уведомление об изменении условий трудового договора.

Обратите внимание! Единые требования к формату электронных кадровых документов введут с 1 марта 2023 года.

Электронная подпись.

• Требования к подписи сотрудников и работодателей разные. Может использоваться усиленная квалифицированная подпись (УКЭП) и неквалифицированная электронная подпись (УНЭП).

Документы	ЭП работодателя	ЭП сотрудника
трудовой договор; договор о материальной ответственности; ученический договор; договор на получение образования без отрыва или с отрывом от работы; приказ (распоряжение) о применении дисциплинарного взыскания; уведомление об изменении определенных сторонами условий трудового договора	УКЭП	УКЭП
	-	УНЭП, порядок проверки которой определяется соглашением сторон трудового договора
	-	УНЭП, выданная с использованием инфраструктуры электронного правительства
Иные документы	УКЭП	УКЭП
	УНЭП, порядок проверки которой определяется соглашением сторон трудового договора	УНЭП, порядок проверки которой определяется соглашением сторон трудового договора
	УНЭП, выданная с использованием инфраструктуры электронного правительства	УНЭП, выданная с использованием инфраструктуры электронного правительства
	-	простая электронная подпись