14.04.2022

Льготные возможности для предпринимателей в ведении кадрового учета

Большинство собственников малого бизнеса пользуются налоговыми льготами, упрощенкой и берут дешевые кредиты для бизнеса. А о льготных возможностях для предпринимателей при найме сотрудников почти никто не знает.

Что закон позволяет ИП как работодателю:

• Работодатели со штатом до 15 человек и доходом до 120 млн. руб. могут заменить часть кадровых документов одним трудовым договором, если так удобнее.
• ИП со штатом до 35 человек или до 20, если работают в сфере розничной торговли и бытового обслуживания, могут нанимать персонал по срочному трудовому договору.
• Об изменении размера зарплаты, режима работы, а также о сокращении ИП могут предупреждать за 2 недели до изменения или увольнения.
• Платить выходные пособия по сокращению штата или в связи с закрытием ИП не должны.
• ИП могут сами установить основания, по которым они будут расставаться с плохими работниками.

   Ниже прокомментируем эти льготные возможности ИП.

Возможность вести упрощенный кадровый учет.

По ТК РФ работодатель должен разрабатывать локальные акты, которые регулируют трудовые отношения. Но ИП вправе не издавать локальные акты, а прописать все условия работы сразу в трудовом договоре.

Например, по режиму рабочего времени, указав время начала и окончания работы, продолжительность рабочего дня и перерывов. В этом случае необходимость в Правилах внутреннего трудового распорядка отпадет.

• По закону вести упрощенный кадровый учет могут ИП и организации, которые подпадают под определение микропредприятия (ст. 309.2 ТК РФ):
  • штат менее 15 работников;
  • годовой доход — до 120 млн. руб.

Упрощенный кадровый учет больше подойдет тем, у кого в штате не больше 4—5 человек и редко меняющиеся условия работы.

• Упрощенный кадровый учет можно использовать частично. Например, составлять график отпусков отдельным документом. То есть предприниматели могут использовать упрощенный кадровый учет в той мере, которая им нужна, убрав те документы, которые посчитают нужным.
• Плюсы для работодателя:
  • почти все кадровое делопроизводство можно уместить в один документ — трудовой договор, а при изменении трудовых отношениях надо будет просто оформить допсоглашение к договору;
  • при проверке трудовой инспекцией, ИП может законно не представлять локальные документы, регулирующие трудовые отношения (ст. 309.2 ТК РФ).

Трудовой договор можно делать срочным.

По умолчанию все трудовые договоры бессрочные. Но бывает, что работодателю нужны работники на время, и тогда он может заключить срочный трудовой договор. Максимальный срок такого договора — до 5 лет.

• ТК РФ разрешает устанавливать срок действия трудового договора в следующих группах случаев:
  • когда работа по определению срочная, например временный или сезонный проект (ст. 59 ТК РФ);
  • при отдельных обстоятельствах, где стороны могут сами договориться о сроке договора. Например, когда поступающий работник — студент на очной форме обучения или пенсионер по возрасту.
• Льготой могут пользоваться субъекты малого предпринимательства:
  • ИП и организации, у которых в штате меньше 35 человек;
  • если ИП или компания работают в сфере розничной торговли и бытового обслуживания (держат магазин, кафе или химчистку), то у них должно быть не более 20 человек в штате.
• Если работник решит оспорить законность срочного договора, то ИП придется доказывать 2 обстоятельства:
  • что ИП входит в реестр малого предпринимательства;
  • количество работников соответствует норме закона.

Этого достаточно, чтобы обосновать, почему с работником заключили срочный договор.

• Если численность штата больше 15 человек, то в реестре такой предприниматель будет проходить как субъект малого бизнеса с численностью до 100 человек, даже если у него всего 30 сотрудников. В этом случае подтвердить численность можно штатным расписанием.

Обратите внимание! При споре с работником, суд может запросить расчет по страховым взносам, чтобы убедиться в достоверности Вашего штатного расписания.

• Если численность изменится после того, как договор подписал временный работник, то никаких нарушений не будет. Когда закончится срок договора, его можно будет расторгнуть.
• Чтобы законно уволить сотрудника после завершения работы рекомендуем:
  • указать срок в трудовом договоре;
  • прописать в приказе об увольнении причину срочности договора, как делали в трудовом договоре, и сослаться на истечение этого срока.
• Плюсы для работодателя:
  • можно протестировать свой бизнес и сотрудников в течение определенного времени: если все пойдет хорошо, то можно сделать трудовые договоры бессрочными, а если плохо — прекратить их без дополнительных выплат;
  • если срок трудового договора истечет, то его можно заключить снова — и так можно делать несколько раз (определение Первого кассационного суда общей юрисдикции от 17.02.2020 по делу № 88-3719/2020). При этом работник не сможет перевести договор в бессрочный, а значит, расстаться с таким работником будет проще.

Можно изменять условия договора.

Если в бизнесе происходят технологические или организационные изменения, то работодатель может изменить условия трудового договора (ст. 74 ТК РФ). О предстоящих изменениях обычная организация должна предупредить за 2 месяца, и если работник не согласен трудиться в новых условиях, то по истечении 2-х месяцев его увольняют.

• Для ИП-работодателей установлены сокращенные сроки предупреждения об изменении условий трудового договора — 2 недели. Пользоваться льготой могут все ИП. Для это необходимо предпринять следующие действия:
  • за 2 недели до начала новых правил работы предупредить работника об изменении условий трудового договора.

Пример формулировки уведомления: В связи с организационными изменениями, вызванными необходимостью Работодателя осуществлять свою деятельность в ежедневном режиме с 6:00, уведомляем Вас об изменении условия Вашего трудового договора — режима рабочего времени. С 20 апреля 2022 года режим работы будет следующим: начало работы — 6:00; окончание — 15:00. Иные условия договора остаются без изменений. В случае Вашего отказа от работы в новых условиях трудовой договор будет прекращен на основании п. 7 ч. 1 ст. 77 ТК РФ.

• если работник согласен на новые условия, то с ним подписывают допсоглашение к трудовому договору;
• если работник не согласен с новыми условиями, то после вручения уведомления нужно предложить ему имеющиеся вакансии.

Важно! Если работник не согласен на новые условия работы и не хочет переходить на другую должность через 2 недели, то Вы вправе уволить его, но только при условии, что изменения вызваны технологическими или организационными причинами.

• Если ИП будет ссылаться на финансовый кризис или уменьшение потока клиентов, то работник может оспорить изменение условий трудового договора, но не всегда. Какое примет решение суд, зависит от конкретной ситуации.

Обратите внимание! Ничего не указывать в уведомлении нельзя, закон требует, чтобы работодатель сообщил работнику о причинах изменения условий работы.

Сокращать работников можно быстрее, чем обычно принято.

О предстоящем сокращении компании должны предупреждать работников как минимум за 2 месяца перед увольнением (ч. 2 ст. 180 ТК РФ, ч. 2 ст. 307 ТК РФ).

• Но у предпринимателей есть возможность сделать это быстрее — меньший срок предупреждения об увольнении можно прописать в трудовом договоре с работниками, указав срок, за который Вы будете предупреждать об увольнении в связи с сокращением штата или закрытием ИП. Срок предупреждения может быть любым, но лучше указать «за 2 недели», как и при изменении условий договора.
• По закону ИП должен предупредить о сокращении или закрытии бизнеса в местный центр занятости за 2 недели до увольнения работников (п. 2 ст. 25 закона «О занятости населения в РФ»). Чтобы не запутаться в сроках и датах увольнения, лучше сделать все одновременно — предупредить центр занятости и работников.
• Допустим и такой вариант: за 2 недели уведомить центр занятости, а за неделю до увольнения сообщить об этом самому работнику. Главное, чтобы в трудовом договоре был указан срок — одна неделя до увольнения.

Пример формулировки в трудовом договоре: Об увольнении в связи с сокращением численности или штата работодателя, а также прекращением деятельности работодателя в качестве ИП работник предупреждается не менее чем за 14 дней до увольнения или иной срок, выбранный ИП.

• При сокращении объяснять причины такого решения письменно работнику не нужно, в отличие от изменения условий трудового договора.
• Не запрещено проводить сокращение по финансовым мотивам. Например, у предпринимателя упала выручка, и он решил оставить из 3-х продавцов только 2-х — это законно. Но при этом ИП должен:
  • вручить работнику уведомление о сокращении и при наличии подходящих вакансий предложить перевод на другую работу, а только потом увольнять;
  • если работник заболеет, то нужно дождаться его выздоровления и только потом расторгнуть трудовой договор;
  • если увольнение происходит из-за закрытия ИП, то ждать выздоровления работника не нужно (ч. 6 ст. 81 ТК РФ).

Необязательно платить пособие при сокращении штата.

При сокращении работникам положено выходное пособие в размере среднемесячной зарплаты. Выплату за первый месяц после увольнения сотрудник получает в любом случае, за второй — если не нашел новую работу. На практике работодатели выплачивают пособие сразу за 2 месяца (ст. 178 ТК РФ).

У всех ИП-работодателей нет обязанности выплачивать выходное пособие. Они будут выплачивать его при сокращении и иных случаях, только если сами возьмут на себя такое обязательство, указав об этом в трудовом договоре. По умолчанию у ИП этой обязанности нет (п. 28 Постановления пленума Верховного суда РФ от 29.05.2018 № 15).

Можно уволить работника по дополнительным причинам.

Увольнять работников по инициативе работодателя можно только по причинам, предусмотренным ТК РФ. Например, в связи с сокращением штата или за прогул.

Но для ИП сделано исключение — они могут предусмотреть свои случаи для расставания с работником. Главное, чтобы эти основания для увольнения не были дискриминационными. Такими Верховный суд считает вступление в профсоюз, беременность, достижение пенсионного возраста (п. 29 Постановления пленума Верховного суда РФ от 29.05.2018 № 15).

Для увольнения работника Вы можете предусмотреть случаи, связанные с некачественным выполнением своих обязанностей. Например, если работник грубит клиентам, отказывается что-то делать или даже распространяет слухи о работодателе. Все это можно прописать в договоре как грубые проступки, за которыми сразу следует увольнение.

Пример формулировки в договоре: Помимо оснований, предусмотренных Трудовым кодексом РФ, трудовой договор с Работником может быть расторгнут в следующих случаях: 1. Грубость, нецензурная лексика по отношению к клиентам или другим работникам. 2. Отказ от исполнения обязанностей, предусмотренных трудовым договором, инструкцией, приказами и распоряжениями Работодателя. 3. Распространение недостоверных сведений, порочащих честь и достоинство Работодателя, других работников. 4. Публикация в интернете изображений, видео- и аудиозаписей, сообщений, имеющих аморальный и (или) нецензурный характер и которые могут негативно повлиять на деятельность Работодателя.

Но любое творчество предпринимателя не должно противоречить общим правилам увольнения работников. Например, за любой проступок надо сначала запросить объяснение, учесть степень вины и обстоятельства, при которых проступок был совершен.

Если окажется, что причины для увольнения, особенно которые придумал сам работодатель, надуманны или чрезмерны, то суд может восстановить работника на работе. Используйте причины, из которых понятно, что Вы не предвзяты к работнику.

Основаниями для увольнения НЕ могут быть:

• внешность — цвет волос, прически, татуировки;
• личные качества, например болтливость;
• вероисповедание;
• национальность;
• политические взгляды.

Формулируйте причины, по которым можно сразу понять вину работника, например регулярные опоздания или задержки со сдачей отчетности.