21.04.2022

Правила выставления авансовой счет-фактуры в 2022 году

Авансовая счет-фактура ─ это классическая счет-фактура, которая заполняется с учетом некоторых нюансов при частичной оплате услуг или товаров. А для подтверждения оплаты в полном объеме обычно предоставляют простой бланк. Поэтому документ, выставляемый на аванс, имеет одинаковый формат для обоих видов. Формуляр ратифицирован правительственным постановлением № 1137 от декабря 2011 года.

В каких случаях авансовый документ не нужен.

• Документ на частичную оплату не требуется, если аванс зачислен в счет будущей поставки продуктов, которые согласно ч. 3 п. 17 постановления № 1137 изготавливаются дольше полугода, облагаются льготным налоговым тарифом либо вообще не облагаются сборами.
• Помимо прочего, счет-фактура не нужна, если продукция была отгружена на протяжении 5 суток после частичной оплаты.

Содержание счет-фактуры на аванс.

Формуляр состоит из трех разделов, причем второй может быть на нескольких страницах.

• Первый параграф ─ титульный, в котором отражена вся информация о контрагентах и общие сведения об операции. Для авансовой формы все заполнять не нужно. Содержание титульника для счета-фактуры на аванс:
  • номер документа, расположенный в самом верху по центру;
  • дата заполнения бланка, находящаяся около номера;
  • название фирмы-продавца, а также ОПФ компании;
  • адрес, ИНН, КПП продавца (если есть) (в разных строках);
  • номер платежного документа: чек, платежка, инкассовое требование, аккредитивы и т.п.;
  • документ об отгрузке, чаще всего это ТН и ТОРГ-12;
  • сведения о покупателе, аналогичные информации о продавце.

Если между сторонами заключался государственный контракт либо соглашение, то в последней строке титульника надо отразить его индивидуальный шифр, так называемый идентификатор.

• Вторая часть ─ это перечень продукции, за которую внесена предоплата. Она может содержать как одну позицию, так и несколько. Самые важные графы, которые нужно заполнить:
  • название товара, услуги;
  • количество;
  • в графе 6 необходимо обязательно прописать акциз для соответствующих товаров, если же его нет, то нужно указать фразу «без акциза»;
  • общая сумма с учетом сборов;
  • величина НДС;
  • если продукт импортный, то надо указать шифр страны-изготовителя.

Обратите внимание! Графу 1б, предназначенную для обозначения экспорта, на данный момент заполнять не нужно, так как внешнеэкономическая номенклатура ЕЭС отменена.

После чего бланк подписывается, ставится расшифровка подписи и должность составителя.

Нюансы заполнения.

Общие нормы заполнения бланка унифицированы (разд. 2 государственного постановления № 1137), но для авансовой формы существуют свои особенности.

• Если внесена только часть суммы, то в поле, где указывается номер платежки (строка 5), можно поставить прочерк.
• Если товар не относится к прослеживаемым, то графы 12 и 13 нужно оставить не заполненными.

Независимо от вида, бланк нужно сформировать в 2-х экземплярах (п. 1 ст. 169 НК РФ). Это правило касается и бумажного, и электронного формата.

Особенности формирования бланка.

При непосредственном заполнении счет-фактуры есть нюансы. Их надо учитывать исходя из ситуации и того, кто формирует документ. В бухгалтерии существует два таких случая.

• Если аванс уже получен. Продавец обязан незамедлительно создать и отправить клиенту авансовую счет-фактуру. Оформляется бланк следующим образом:
  • На титульнике пронумеровать документ и поставить дату формирования. В исправлении ничего писать не нужно.
  • Заполнить сведения о себе и контрагенте, а графы грузоотправителя и грузополучателя разрешается оставить пустыми.
  • В поле о платежной документации указать соответствующий номер.
  • В графе 7 прописать цифровой шифр валюты согласно унифицированному классификатору.
• Поле 8 заполняется при наличии госконтракта.
• В основной части указать:
  • порядковый номер ─ поле 1;
  • название услуги, товара ─ поле 1а;
  • в разделе 7 прописать величину НДС ─ 10/100 либо 20/100;
  • в раздел 8 включить сведения о размере налога, исчисленного с предоплаты;
  • в поле 9 прописать непосредственно размер аванса.
• Для авансовой счет-фактуры графы 2-6, 10-13 необязательны к оформлению. Исключение ─ п. 12, 13.

Обратите внимание! Название продукции необязательно писать очень подробно. Главное, чтобы покупатель смог по этому наименованию заявить на компенсацию НДС.

• Если получено несколько предоплат, процедуру заполнения необходимо повторить. Только в соответствующем поле надо указать номера всех платежек через точку с запятой. Остальные поля оформляются по стандарту.

Особенности заполнения граф 12 и 13.

• Таможенники и ФНС отслеживают продукцию, которая поступила в РФ из других стран. Каждая поставка нумеруется регистрационным кодом, который и нужно прописывать в авансовой счет-фактуре. Для российских товаров это правило аннулируется.
• Чтобы избежать исправлений в документе и сразу правильно его заполнить (поля 12 и 13), нужно изучить реестр отслеживаемой продукции. Краткое его содержание:
  • бытовая техника;
  • спецтехника, включая транспорт;
  • детские автокресла, коляски.
• Если продукция входит в набор с товарами, которые не отслеживаются, то каждый товар нужно прописать отдельными позициями. Например, к детскому креслу дополнительно идет чехол и специализированное средство для чистки изделия. В этой ситуации нужно указать три позиции: автокресло, моющее средство, чехол.

Сроки предъявления счет-фактуры.

• На предъявление счет-фактуры отводится максимум 5 суток со времени получения частичной выплаты (п. 3 ст. 168 НК РФ).
• Пример выявления крайней даты по стандарту. Если средства частично зачислили 7 февраля 2022 года, то сформировать и отправить счет-фактуру разрешено 7, 8, 9, 10 и 11 февраля. Но в учет надо брать нерабочие дни. Так, если крайняя дата выпадает на государственный праздник либо выходной, то срок продлевается на 24 часа (п. 7 ст. 6.1 НК РФ). То есть крайняя дата ─ это первый день, который следует за праздничным. В этих ситуациях можно самостоятельно рассчитать дни, когда разрешается сформировать документ.
• Пример расчета срока с учетом государственного праздника. Аванс получен 21 февраля 2022 года. А так как 23-е число ─ праздничный день, то подготовить документ можно 21, 22, 24, 25, 26 февраля. Но 26-е ─ это выходной день, как и 27-ое. Следовательно, срок продлевается еще на два дня. В итоге контрагент вправе сформировать и отправить счет-фактуру 21, 22, 24, 25 или 28 февраля 2022 года.

Регистрация счет-фактуры на аванс.

• Фиксация первичной документации ─ это обязанность и продавца, и покупателя. Например, счет-фактуру на аванс необходимо нумеровать. В законодательстве нет строгих правил нумерации, поэтому руководство вправе самостоятельно унифицировать положение с обязательной фиксацией в учетной политике.
• Эксперты рекомендуют применять сквозную, порядковую нумерацию с дефисами и буквами. Но если предприятие поставляет продукцию из различных филиалов, то в номере нужно ставить косую черту-разделитель. Вторая цифра должна означать код дополнительного подразделения, которое фактически продает товар.
• Регистрация счет-фактуры на частичное внесение средств для клиента имеет особенности: полученный бланк требуется зафиксировать в книге продаж и покупок.
• Алгоритм отражения в книге продаж:
  • заполнить общую информацию: номер заметки, код «21» потребуется для возмещения НДС с потраченных средств;
  • прописать данные о формуляре: номер, дату создания;
  • в полях 7 и 8 нужны сведения о клиенте, а в 9-м о посреднике, если таковой есть;
  • внести информацию о продукции переносом аналогичной информации из авансового документа: название, цена, количество, налоговый тариф;
  • графы 14-16, 19 разрешено не заполнять (п. 8 правил оформления книги продаж).
• Алгоритм оформления книги покупок:
  • общие данные: пронумеровать запись, прописать код «02», который означает, что поступила предоплата за ожидаемую поставку;
  • заполнить номер и дату формирования документа;
  • в поле 7 прописать информацию о платежке, но если предоплата выражена не в денежном эквиваленте, то поле остается пустым;
  • заполнить поля о продавце и/или посреднике, аналогичные книге продаж;
  • указать сведения о товаре: название, цена, величина НДС, валюта. Если в счет-фактуре есть другие данные, их необходимо перенести в книгу продаж.
  • гр. 8, 16-19 можно оставить пустыми (п. 7 правил оформления книги покупок).

Обратите внимание! Регистрация в книге покупок необходима, если планируете вычет НДС. В иной ситуации этот шаг разрешается опустить.