08.09.2022

Советы по наведению порядка в архиве компании

В Федеральном законе от 22.10.2004 № 125-ФЗ «Об архивном деле в Российской Федерации» дается следующее определение: «Архив — учреждение или структурное подразделение организации, осуществляющее хранение, комплектование, учет и использование архивных документов».

Из этого документа следует, что архивирование документов – это упорядоченный способ хранения информации с целью ее повторного использования.

За неправильное хранение архивных документов штрафуют не только директора и главного бухгалтера, но и компанию. А для должностных лиц штрафы выросли в 10 раз. Ниже дадим подсказки, как привести в порядок архив компании.

Требования к архивным помещениям.

Минкультуры выставляет ряд требований к архивным помещениям (Правила, утв. приказом от 31.03.2015 № 526). В архиве нужно соблюдать температуру, влажность, установить противопожарную и охранную сигнализацию.

• Температура. Температура воздуха в архиве должна быть 17—19°, чтобы документы не пересыхали. Также бумаги следует защитить от света и прямых солнечных лучей (п. 2.25 Правил). Для этого их помещают в папки, хранят в шкафах и стеллажах закрытого типа.
• Влажность. Влажность воздуха в архиве должна составлять 50—55 %, чтобы бумаги не испортились и не покрылись плесенью. Если влажность повышается до 70—90 %, то помещение следует проветривать и осушать.
• Пожаротушение и охрана.
  • Архив нужно оборудовать пожарной сигнализацией и системой пожаротушения. От промокания документов во время пожара, система должна опрыскивать помещение специальным порошком или газом.
  • Для защиты стеллажи, шкафы и дверь должны быть металлические.
• В архиве надо организовать службу охраны, а на окна поставить решетки (п. 2.15 Правил).

Ответственность. За нарушение температурного и светового режима, влажности, а также за не установку охранной и пожарной сигнализации, компанию и директора либо другого ответственного за архив сотрудника оштрафуют. Протокол выпишет прокуратура или Росархив (ст. 13.20 КоАП РФ). Судьи поддержат (постановление Хабаровского краевого суда от 10.08.2018 по делу № 4А-450/2018).

Где и как хранить документы.

• Коммерческие организации имеют право хранить документы у себя в офисе или специально оборудованном помещении. Также можно сдать документы в государственный или муниципальный архив либо в частные специализированные организации, которые за плату будут хранить Ваши бумаги. Для этого придется заключить договор (ч. 4 ст. 18 и ч. 3 ст. 21 Федерального закона от 22.10.2004 № 125-ФЗ).
• Когда фирма обязана сдавать документы в госархив. Компания обязана передать документы по личному составу в государственный или муниципальный архив, если ликвидируется и увольняет всех работников. Для этого заключают договор между ликвидационной комиссией и архивом (ч. 10 ст. 23 Федерального закона от 22.10.2004 № 125-ФЗ). Также при ликвидации компании в архив передают и другие документы, по которым не истек срок хранения.
• Сдав документы в архив, фирма сэкономит на аренде помещений и ей не придется покупать мебель, стеллажи, сейфы, измерительные приборы, устанавливать сигнализации, противопожарные системы и пр. Кроме того, Вам не придется нанимать сотрудника, который будет отвечать за сохранность бумаг.

Обычно специализированные компании берут плату за площадь хранилища, занятую коробами с бумагами. Если также нужно подготовить документы для хранения, отдельно придется заплатить за стоимость этих услуг.

Хранение архива в домашних условиях.

• Документы со сроком хранения больше 10 лет хранить дома у директора или главбуха небезопасно. Такие бумаги компания обязана держать в специальных условиях, чтобы они не выцвели и не испортились. В жилых помещениях соблюсти условия не получится. Поэтому архивные документы лучше дома не хранить.
• А вот первичку и прочие документы со сроком до 10 лет можно держать дома. В законе нет требований, как хранить подобные документы, правила определяет руководитель организации (ст. 29 Федерального закона от 06.12.2011 № 402-ФЗ). Главное, при хранении защитить бумаги от изменений (письма Минфина от 22.07.2013 № 03-02-07/2/28610, ФНС от 14.08.2013 № АС-4-3/14759@).
• Это означает, что хранить документы, например, в гараже/подвале или на чердаке/балконе дома нельзя, так как из-за повышенной влажности и сырости бумаги могут пострадать. Лучше для таких целей использовать жилые комнаты, оборудовав их специальным несгораемым шкафом (сейфом), в который следует сложить все документы.

Сроки хранения документов в 2022 году.

Сроки хранения документов в 2022 году изменились. Из-за этого многие бумаги Вам придется уничтожить раньше, а другие — позже. Например, книгу учета теперь нужно хранить 5 лет, а не постоянно. Поэтому на 1 января 2021 года уничтожьте книги за 2015 год и ранее. А вот срок хранения графика отпусков увеличили — с 1 года до 3-х лет. Прошлогодний документ не выбрасывайте.

• Большинство документов надо хранить конкретное количество лет: год, три, пять (приказ Росархива от 20.12.2019 № 236). Но есть и особенные сроки. Поясним, как их понимать:
  • «50/75 лет». Храните документ в зависимости от того, когда прекратили его использовать. Если после 1 января 2003 года, то — 50 лет. Если до 1 января 2003 года, то 75 лет.
  • «При условии проверки». Означает, что документ надо хранить до того момента, пока налоговики не придут с проверкой. Однако устно инспекторы сказали, что не будут штрафовать, если прошел срок документа и к моменту выездной проверки фирма его уничтожила. В таком случае достаточно показать инспекторам акт об уничтожении бумаг.
  • «Постоянно». Постоянно хранит документы только госархив. Если компания не заключала с ним договор, то храните бумаги с пометкой «постоянно» 10 лет.
  • «ЭПК». Расшифровывается как экспертно-проверочная комиссия. Это означает, что прежде чем уничтожать документ, надо провести экспертизу. Если документы сдали в государственный или муниципальный архив, то работники сами решат, уничтожать документ или нет. Если бумаги в архив не передавали, то создайте экспертную комиссию своими силами. По ее результатам решите, уничтожить бумагу или хранить постоянно.
• Чтобы передать документы на хранение в государственный или муниципальный архив, необходимо заключить договор с архивом (ч. 10 ст. 23 Федерального закона от 22.10.2004 № 125-ФЗ). Документы передают в государственный или муниципальный архив при ликвидации организации, в том числе в результате банкротства. При ликвидации организации законченные делопроизводством дела включают в ее архивный фонд (п. 2.7 Правил, утв. приказом Росархива от 02.03.2020 № 24).