13.10.2022

Электронная почта как зона особой опасности для бизнеса при выемке

Если у Вас началась внеплановая налоговая проверка, то Вы должны быть готовы к выемке, и неважно, будет она фактически или нет.

Именно выемка позволяет найти все самые «интересные» доказательства правонарушений. Поэтому относитесь к вероятности проведения выемки очень серьезно. Процедура выемки опасна для бизнеса!

Какие вещи или документы представляют интерес для инспекторов

Для налоговиков при выемке наибольший интерес представляют:

• электронная первичная документация;
• печати контрагентов, которые почему-то оказались у проверяемой компании;
• проекты первичных документов деловых партнеров;
• файлы, связанные с обналичиванием;
• ЭЦП;
• документы по взаимозависимым компаниям;
• ежедневники, компьютеры и смартфоны, которые содержат чувствительные сведения.

Частые ошибки при работе с почтой

Было бы неправильно утверждать, что все компании игнорируют процедуру выемки. Некоторые фирмы к ней тщательно готовятся. Но даже в этом случае компании часто не проверяют email сотрудников.

Бизнес просто не воспринимает электронную почту как зону особой опасности. Но именно в переписке, которая иногда скапливается за многие годы, содержатся все тайные тайны.

Частые ошибки при работе с почтой:

• Корпоративный домен зарегистрирован на общедоступном сервере. В этом случае у контролеров не возникает сложностей с получением доступа к переписке.
• Сотрудники оставляют открытыми почтовые программы во время процедуры выемки. Инспекторы получают возможность скачать весь архив писем.
• Сотрудники не удаляют спорные письма или документы. Технические специалисты ФНС, которые приходят вместе с ревизорами на выемку, знают, что нужно искать. Они используют ключевые слова, например названия контрагентов или товаров, поэтому без труда находят нужные сведения не только в почте, но и на компьютерах работников.
• ИТ-департамент не чистит кеш компьютеров работников. Даже при закрытой почте можно найти нужные сведения, все они находятся в переполненных служебных папках операционных систем.
• Сотрудники устанавливают на свои рабочие компьютеры программы для хранения паролей. Получив доступ к такому ПО, можно открыть любое приложение.