Новости

09.11.2022

Виды дефектных ведомостей и как их составить

В соответствии с Федеральным законом от 6 декабря 2011 г. № 402-ФЗ "О бухгалтерском учете" каждый факт хозяйственной жизни оформляется первичным учетным документом. И этот документ должен быть составлен при совершении факта хозяйственной жизни, а если это не представляется возможным – непосредственно после его окончания.

Достаточно часто при проведении ремонта основных средств учреждения оформляют дефектную ведомость – для оформления предполагаемых объемов работ по ремонту в целях планирования закупок необходимых материалов, работ, услуг. Унифицированная форма первичного учетного документа «Дефектная ведомость» не установлена, но это не препятствует использованию самостоятельно разработанных учреждением форм документов. Более того, иногда ревизоры рассматривают списание запасных частей для ремонта основного средства при отсутствии дефектных ведомостей в качестве нарушения.

Дефектная ведомость - это документ внутреннего учета. В нем перечислены неисправности основного средства, которое используется в хозяйственной деятельности ООО (или предпринимателя). Иногда дефектную ведомость оформляют в отношении материалов, например, запчастей или комплектующих.

Обратите внимание! Организации и ИП не обязаны составлять дефектную ведомость. Если компания небольшая, и у нее немного вышедшего из строя имущества, от дефектной ведомости можно отказаться. Но крупные организации обычно ее оформляют.

Виды дефектных ведомостей.

Дефектные ведомости условно можно разделить на 3 группы в зависимости от цели составления:
для обоснования ремонта или списания имущества. При помощи такой ведомости подтверждают расходы, отраженные в налоговом учете;
для суда (в случае конфликта между поставщиком и клиентом);
для госзакупок, если заказчик — бюджетное или муниципальное учреждение. Дефектная ведомость входит в пакет документов, необходимых для включения в план-график тендера на проведение строительных или ремонтных работ.

Как составить дефектную ведомость.

Утвержденной формы дефектной ведомости не существует. Каждая организация (или ИП) может разработать свой собственный бланк и закрепить в учетной политике.
В бланке дефектной ведомости должны быть обязательные реквизиты:
название компании;
дата и номер документа.

Плюс к этому нужны поля для сведений об объекте и выявленных неполадках (как правило, эти поля компонуют в виде таблицы). Желательно приложить к дефектной ведомости материалы фото- и (или) видеосъемки.

Чем дефектная ведомость отличается от акта? Это зависит от того, о каком акте идет речь. Рассмотрим два варианта.
Первый вариант — это акт о выявленных дефектах. В некоторых компаниях принято составлять его перед заполнением дефектной ведомости. Есть унифицированная форма № ОС-16 (утв. постановлением Госкомстата от 21.01.03 № 7; необязательна к применению). Разница в том, что в акте отмечен факт неисправности, а в дефектной ведомости дана оценка будущего ремонта, а в некоторых случаях и его примерная стоимость. Акт может подписать любой сотрудник, например, кладовщик. А дефектную ведомость — комиссия, куда входят квалифицированные кадры: инженеры, экономисты и пр.
Второй вариант — акт выполненных ремонтных работ. В нем отражен факт устранения неисправностей в том или ином объеме. Что касается дефектной ведомости, то она составляется раньше такого акта, и зачастую является приложением к нему.

Дефектная ведомость на ремонт автомобиля.

Дефектная ведомость на ремонт машины должна содержать следующие данные:
марка авто;
название вышедших из строя деталей и информация о них:
как детали были приобретены (в составе авто или отдельно),
какие действия требуются (ремонт или замена),
кто будет выполнять работы (сторонний автосалон или штатный специалист);
если машина в аренде, дефектную ведомость подписывает не только комиссия, но и владелец.

Дефектная ведомость на ремонт помещения.

Оформляя дефектную ведомость на ремонт помещения, следует учесть 2 важных нюанса:

При указании работ необходимо использовать формулировки из справочников ФЕР и ТЕР (федеральные и территориальные единичные расценки). Это сборники, предназначенные для составления смет при строительстве, а также монтажных и пр. подобных работах. Руководствоваться нужно методическими рекомендациями, утвержденными приказом Минстроя от 04.09.19 № 519/пр.
Фиксировать виды работ, количество материалов и их марки. Например, «смена обоев обыкновенного качества, 700 кв. м., марка В-1 (водостойкие при эксплуатации)». Если требуется применить специальное оборудование, его характеристики тоже занести в дефектную ведомость.

Дефектная ведомость на ремонт кровли.

В составлении дефектной ведомости на ремонт кровли обычно заинтересованы жильцы многоквартирного дома. Такую ведомость прикладывают к заявке на ремонт кровли (подается на имя начальника управляющей ЖКХ-компании). Если пострадало несколько квартир, лучше подать несколько заявок (вместо одной коллективной).
В ведомости следует правильно указать:
наименование и адрес дома;
все обнаруженные повреждения и приложить соответствующие материалы видео- и фотосъемки.

После чего максимально подробно расписать, какие работы и материалы необходимы для устранения. Это поможет грамотно сформировать смету.

Важно! Дефектную ведомость должны подписать специалисты из управляющей компании, осмотревшие протечку: инженер, бухгалтер, электрик и пр. Если они уклоняются, жильцам придется зафиксировать это в отдельном документе. На нем должны стоять подписи нескольких свидетелей.

Дефектная ведомость на ремонт системы отопления.

Чаще всего ее составляют бюджетные и муниципальные учреждения, которым необходимо отремонтировать отопительную систему. А для этого надо провести тендер в рамках госзакупки.
Сначала руководитель подписывает приказ, которым утверждает состав комиссии. В нее могут входить: главный инженер, администратор, завхоз, рабочий, сметчик, бухгалтер и т.д. Иногда в комиссию включают представителя технадзора.
Затем комиссия осматривает оборудование и производит замеры.
Опытные специалисты по закупкам советуют оформлять несколько дефектных ведомостей по каждому этапу работ отдельно. Это позволит объявить несколько тендеров и повысить конкуренцию среди исполнителей.

Дефектная ведомость на списание запчастей.

Главное предназначение этого документа — обосновать расходы по замене (или утилизации) запчастей. Дефектная ведомость должна наглядно демонстрировать, что упомянутые в ней детали не подлежат ремонту.
В бланке можно предусмотреть, в числе прочего, следующие реквизиты:
наименование объекта, к которому относятся запчасти;
инвентарный номер указанного объекта;
сведения о неисправностях;
выводы специалистов (техника, инженера и др.) о неизбежности демонтажа деталей и замены их на новые.

Источник: https://www.buhonline.ru/pub/articles/2022/8/18680_defektnaya-vedomost