16.12.2022

С 1 января 2023 года меняют правила уплаты НДФЛ

С 1 января 2023 года работодатели должны платить НДФЛ по новым правилам — один раз в месяц со всех доходов, которые выплатили работникам. Расчетный месяц для расчета налога не равен календарному месяцу. Он длится с 23-го числа одного месяца по 22-е число другого. Налог, удержанный в этот период, нужно будет заплатить не позднее 28-го числа текущего месяца.

Особый период с 23 по 31 декабря.

• С 23 по 31 декабря установили особый период. Налог за него компания должна будет уплатить не позднее последнего рабочего дня декабря. В этот же срок нужно представить дополнительное, тринадцатое в году уведомление. В 2023 году такой день выпадает на 29 декабря.
• Бухгалтер должен будет подать в налоговую инспекцию уведомление об исчисленных суммах налога. Срок — не позднее 25-го числа текущего месяца, а в декабре — не позднее последнего рабочего дня года.
• Удерживать налог нужно будет с каждой выплаты, в том числе с аванса по зарплате.

Например. Компания платит зарплату за первую половину месяца до 22-го числа включительно. Бухгалтер должен будет посчитать сумму удержанного налога, составить и подать уведомление за три календарных дня — до 25-го включительно. Это может быть сложно. Например, 22 сентября 2023 года — пятница. Значит, 22 сентября бухгалтер должен посчитать налог и аванс, 25 сентября направить уведомлении в налоговую. Похожая ситуация будет, например, в феврале 2023 года из-за длинных выходных.

Как установить самые удобные даты выплаты зарплаты

• Чтобы выбрать «зарплатные» дни, руководствуйтесь тремя критериями:
• успеет ли бухгалтерия рассчитать зарплату;
• не попадет ли дата на день уплаты налогов и бухгалтерские отчеты;
• когда меньше вероятность, что придется переносить выплату из-за совпадения с праздничным днем.
• Сначала определите день, когда компании будет удобно выплатить зарплату за вторую часть месяца. Расчет этой выплаты сложнее и требует больше времени, так как в нее входят суммы, которые зависят от результатов работы сотрудника.

Советуем платить зарплату 11-го числа, чтобы наверняка исключить попадание в этот период новогодних каникул, а бухгалтерия успела рассчитать зарплату.

• Аванс лучше платить в интервале с 16-го по 28-е число, потому что в феврале 28 или 29 дней. С учетом изменений в исчислении НДФЛ, этот период уменьшается с 23-го по 28-е.
• Если определить дату выплаты заработной платы 11-го числа следующего месяца, то выплату за первую часть месяца работники будут получать 26-го. Это будет удобно бухгалтеру с учетом новых правил.

Когда лучше поменять сроки выплаты зарплаты.

• Если в Вашей компании заработную плату за первую половину месяца (аванс), выплачивают в конце расчетного месяца, то стоит задуматься о том, чтобы изменить сроки выдачи заработной платы. Например, если Ваши сроки выплат с 16-го по 22-е число, то можно попросить сместить дату выплаты на день позже — на первый день следующего расчетного месяца по новым правилам, то есть установить дату выплаты аванса на 23 число.
• Если руководитель распорядится поменять сроки, придется сдвинуть обе даты, чтобы сохранить между ними промежуток в полмесяца (ч. 6 ст. 136 ТК РФ).

Например: В компании зарплату за первую половину месяца платили 20-го числа, а зарплату за вторую половину месяца выдавали 5-го числа следующего месяца. После изменений в расчете аванса и из-за необходимости направлять уведомления в ФНС бухгалтер попросил сдвинуть даты. Руководитель распорядился платить аванс 25-го числа текущего месяца, а расчет выдавать 10-го числа следующего месяца. Требования ТК РФ при этом соблюдаются: работники получают заработную плату не реже 1 раза в 2 недели, а расчет за период наступает до истечения двух недель с последней даты периода.

• Предусмотрите на переходный период промежуточную выплату. Платить зарплату нужно не реже чем каждые полмесяца, а когда отодвигаете дату, то разрыв неизбежно станет больше.

Например: Если зарплату за декабрь компания выдаст 30 декабря, а январский аванс — 23 января, то разрыв составит 25 дней. В данном случае не обойтись без дополнительной промежуточной выплаты. Например, часть аванса можно выплатить 13-го числа. Тогда у трудовых и налоговых инспекторов не будет претензий к компании.

Что делать, если решили поменять сроки выплаты зарплаты.

• Для смены даты выплаты зарплаты в компании, начните с распоряжения руководителя и локальных нормативных актов, коллективного договора. После договаривайтесь об изменениях с сотрудниками.
• Начало процедуры будет, когда руководитель подпишет приказ по основной деятельности, в котором укажет новые даты, сроки перехода на них, назначит сотрудников, ответственных за изменения.

Как изменить ПВТР.

• Если даты выплаты зарплаты в компании установили в ПВТР, внесите изменения в этот документ. Подготовьте новую редакцию пунктов, в которых говорится о датах выплаты зарплаты, согласуйте изменения с заинтересованными должностными лицами, если требуется.
• Если в компании есть профсоюз, который представляет интересы большей части коллектива, то не забудьте учесть мотивированное мнение профкома (ч. 1 ст. 190, ст. 372 ТК РФ).
• Далее руководитель подписывает приказ по основной деятельности о внесении изменений в положения ПВТР о датах выплаты зарплаты. Вы должны будете ознакомить всех сотрудников компании под подпись. Рекомендуем подготовить приказ заранее. Это позволит работникам подготовиться к переменам и получить необходимые разъяснения.
• Аналогично действуйте, если даты прописали в другом локальном акте, например, в положении об оплате труда.

Как изменить коллективный договор.

Процедура будет сложнее, если даты выплаты зарплаты установили коллективным договором.

• Подготовьте новую редакцию отдельных пунктов договора, в которых говорится о датах выплаты зарплаты, согласуйте изменения с заинтересованными должностными лицами, если требуется.
• Составьте проект письменного предложения о начале коллективных переговоров. Подпишите письмо у руководителя и отправьте его представительному органу работников.
• Когда получите ответ, издайте приказ по основной деятельности о создании комиссии работодателя для ведения коллективных переговоров.
• Составьте проект дополнительного соглашения к договору и рассмотрите его совместно с представителями работников. После подпишите этот документ на согласованных условиях. Если в процессе переговоров возникнут разногласия, придется их урегулировать по правилам ч. 3 ст. 40 или гл. 61 ТК РФ.

Как договориться с сотрудниками и изменить трудовые договоры.

• Предупредите сотрудников об изменении дат выплаты заработной платы. Если объясните причины и последствия и убедите сотрудников, что не нарушаете их права и интересы, то сотрудники согласятся на изменения дат и подпишут дополнительные соглашения к трудовым договорам.

Даты выплаты зарплаты — одно из условий труда, о которых Вы договорились с сотрудником. Даже если этого условия нет в их трудовых договорах, а вы прописывали даты в ПВТР или коллективном договоре, при приеме на работу сотрудники знакомились с этими документами под подпись и соглашались, что за свою работу они будут получать зарплату в определенные дни.

• Работники будут получать зарплату в другие даты, только если согласятся на это, — с ними нужно подписать дополнительные соглашения. Объясните, почему новые даты удобнее для компании, что права работников компания не нарушает, а в переходный период обязательно обеспечит несколько выплат, чтобы не нарушить закон. Все это поможет безболезненно перейти на новые даты.
• Если сотрудники откажутся подписать дополнительные соглашения, то зарплату им придется выплачивать по старым правилам. Это неудобно, поэтому старайтесь договориться со всеми. Это Ваша задача. Руководители, когда принимают решения менять даты выплат, редко думают о подобных последствиях.
• Кроме этого не забудьте под подпись ознакомить сотрудников с новой редакцией ПВТР, положения об оплате труда или коллективного договора. Хотя, по сути, речь в них идет о том же, о чем и в заключенных соглашениях, это не освобождает Вас от обязанности под подпись знакомить сотрудников с изменениями в локальных актах и коллективном договоре.
• После того как все сделаете, желательно издать еще один приказ, который подпишет руководитель, — о переходе на новые даты выплаты заработной платы. Это будет сигнал для бухгалтерии, что процедура завершена, и зарплату надо платить уже в новые даты.