Что изменилось в оформлении электронных больничных.

В настоящее время нужно руководствоваться следующими правилами электронного документооборота при назначении пособий (Федеральный закон от 30.04.2021 № 126):

• Правило 1: больничный — исключительно в электронном виде.Бумажный листок нетрудоспособности теперь выписывают только работникам, сведения о которых составляют гостайну, или находящимся под госзащитой, а также в новых регионах РФ (п. 28 ст. 13 Закона № 255-ФЗ). Всем остальным сотрудникам больничный оформляется электронно.

Работодатели получают информацию по больничному тоже онлайн. Для этого они обязаны наладить электронное взаимодействие с СФР. Электронный листок нетрудоспособности (ЭЛН) формируется в ЕИИС «Соцстрах» (Приказ Минздрава от 23.11.2021 № 1089н, п. 3 Постановления Правительства от 16.12.2017 № 1567).

Проверять подлинность ЭЛН нет необходимости, так как подделки исключены. Никакие бумажные документы от работника не нужны. Сообщать номер больничного работник не обязан — уведомление об открытом листке работодатель получит из системы СФР.

• Правило 2: нужен отчет о застрахованных лицах. С 2022 года почти все пособия выплачиваются в беззаявительном порядке. Для оперативной выплаты СФР заранее собирает у работодателей сведения о сотрудниках по форме, утвержденной Приказом ФСС от 08.04.2022 № 119. Форма называется «Сведения о застрахованном лице» (СоЗЛ), она содержит персданные застрахованных сотрудников и реквизиты для перечисления им пособий.

• Правило 3: сокращен срок для отправки сведений в СФР. Срок, в течение которого работодатель должен отправить сведения, необходимые фонду для назначения и выплаты пособия, уменьшен с 5 рабочих дней до 3-х. Отсчет ведется с даты направления запроса фондом. Передаваемые сведения заверяются УКЭП компании.

• Правило 4: виновник возмещает фонду излишнее пособие. СФР вправе требовать возмещения излишних расходов, которые возникли у него из-за получения недостоверных сведений (подп. 6.1 п. 2 ст. 4.1 Закона № 255-ФЗ). Если неверные сведения передал работодатель, возмещать лишние расходы будет он. А если виноваты сотрудник или медорганизация, то им и придется расплачиваться за ошибки.

Кто может выдать и получить электронный больничный.

• ЭЛН выдают сотрудники медорганизаций, имеющих лицензию на медицинскую деятельность (п. 2, п. 3 Приказа Минздрава от 23.11.2021 № 1089н):

• лечащие врачи, кроме врачей скорой помощи;

• фельдшеры, если они выполняют функции лечащего врача;

• зубные врачи, если в медицинской организации, оказывающей первичную медико-санитарную помощь нет врача-стоматолога.

• Получить больничный могут граждане, застрахованные по обязательному соцстрахованию на случай ВНиМ (п. 1 Приказа Минздрава от 23.11.2021 № 1089н):

• россияне;

• постоянно или временно проживающие в РФ иностранцы и лица без гражданства;

• иностранцы и лица без гражданства, временно пребывающие в РФ (кроме ВКС).

Работники могут отслеживать информацию об ЭЛН на портале госуслуг или в личном кабинете на сайте Фонда.

Пошаговая инструкция работы с больничными для бухгалтера в 2023 году.

• Шаг 1. Настройте процесс работы с ЭЛН. Назначьте бухгалтера, ответственного за работу с электронными больничными и обеспечьте доступ к онлайн-системе. Если нужно, обучите новым правилам работы тех бухгалтеров, которые раньше работали только с бумажными больничными.

Во многих сервисах разрабатываются новые возможности для работы с электронными больничными. Для работы с электронными больничными можно воспользоваться и бесплатной программой, которую СФР предлагает скачать в Личном кабинете работодателя.

Расскажите сотрудникам об изменениях, что больничные оформляются только в электронном виде. Можно сделать рассылку по электронной почте.

• Шаг 2. Станьте участником ЭДО с СФР. Способы электронного взаимодействия с СФР в 2023 году:

• через сервис электронного взаимодействия «Социальный электронный документооборот» (СЭДО), он интегрирован во все учетные бухпрограммы;

• ЛК страхователя на сайте фонда (предварительно нужно зарегистрироваться на Госуслугах);

• через оператора ЭДО.

• Шаг 3. Подайте Сведения о застрахованных работниках. Чтобы СФР при наступлении страхового случая оплатил работнику больничный, работодатель должен передать в фонд данные для расчета выплаты. Эти данные содержатся в отчете «Сведения о застрахованном лице», его форма утверждена Приказом ФСС от 08.04.2022 № 119.

СоЗЛ передают в СФР в течение 3-х дней с даты получения их от сотрудника. Делается это:

• по новым сотрудникам — при трудоустройстве;

• по уже работающим — не позднее наступления болезни;

• при изменении данных работника.

Если у Вас нет застрахованных лиц (все сотрудники трудятся по ГПХ), отчет не нужен.

• Шаг 4. Получите информацию об открытии ЭЛН. Врач поликлиники входит в систему СФР и формирует в ней листок нетрудоспособности: вносит необходимые данные, копирует информацию из электронной медкарты. Также он запрашивает в системе уникальный номер электронного больничного.

Готовый больничный медучреждение выгружает в ЕИИС «Соцстрах».

Выдавая больничный пациенту, врач и медучреждение заверяют документ усиленными КЭП. На этом этапе сотрудник не увидит больничного, он только получит уникальный номер, который затем будут использовать медучреждение, работодатель и СФР.

Соцстрах оповестит работодателя в онлайн-режиме об открытии ЭЛН на сотрудника, а также о каждом изменении статуса листка (открыт, продлен, закрыт, аннулирован) или о направлении работника на медикосоциальную экспертизу.

Перечень данных, которые требуются для проведения медикосоциальной экспертизы застрахованного и начисления пособия, а также сроки их сдачи утверждены Постановлением Правительства РФ от 16.12.2017 № 1567.

• Шаг 5. Передайте недостающие сведения в СФР. После закрытия больничного СФР уведомит об этом работодателя и направит ему предзаполненные сведения для выплаты пособия. Работодатель должен их проверить, подтвердить или исправить.

Большая часть сведений о сотрудниках у СФР уже имеется. Фонд получает данные по межведомственной системе обмена информацией от других госорганов.

Если от СФР поступит запрос о представлении дополнительных сведений, работодатель обязан отправить их в фонд, подписав УКЭП, в течение 3-х рабочих дней после получения информации о закрытии ЭЛН.

Это могут быть следующие сведения (п. 22 Постановления Правительства РФ от 23.11.2021 № 2010):

• о периоде отсутствия работника в связи с болезнью;

• о страховом стаже;

• о заработке за расчетный период, разбитом по годам;

• о замене лет в расчетном периоде;

• о районном коэффициенте;

• о продолжительности рабочего времени и др.

На основании полученных данных СФР рассчитает пособие и перечислит его работнику.

• Шаг 6. Оплатите первые 3 дня больничного. Если работник болел меньше 4-х дней, данные в СФР не подаются: в 2023 году, как и прежде, пособие за первые 3 дня выплачивает работодатель (Письмо ГУ — МРО ФСС РФ от 26.08.2021 № 10-16/03-629л). Сроки начисления и выплаты пособия законодательно не установлены, закрепите их в ЛНА.

• СФР оплачивает дни болезни, начиная с 4-го. Максимальный срок для перечисления пособия — 10 рабочих дней с момента получения необходимых документов и сведений (ст. 14.1, п. 1 ст. 15 Закона № 255-ФЗ).

• Больничные листы по беременности и родам, по карантину, уходу за больным членом семьи, при несчастном случае на производстве или профзаболевании, протезировании по медпоказаниям оплачиваются полностью из СФР (подп. 2-5 п. 1 ст. 5, ст. 14.1 Закона № 255-ФЗ, Федеральный закон от 26.05.2021 № 151-ФЗ).

• Пособие перечисляют на банковский счет через почту или иную организацию, которую работник указал в «Сведениях о застрахованном лице».